Timbrado

INDICE

I. Introducción

II. ¿Cómo crear tu interfaz de Timbrado?

1. ¿Cómo puedo terminar de continuar creando, editar o borrar mi interfaz de Timbrado?

2. ¿Cómo configurar tu interfaz?

   2.1 Seleccionar la plantilla de timbrado

   2.2 Configurar el nombre de descarga de los recibos de timbrado

   2.3 Configuración de conceptos

   2.4 Configuración de totales de timbrado

II Asignación de la interfaz al colaborador en el contrato

III. ¿Detalle de los timbrados de cada periodo

1. Acciones para el timbrado
2. Tabla de detalle de cada timbrado

IV. Pantalla de administración de timbrado

I. Introducción:

El flujo de Timbrado en México es aquel que permite al cliente timbrar a los colaboradores que han sido pagados por medio de la interfaz que tenemos con Detecno.

Detecno es un proveedor certificado del SAT que se encarga de recibir, así como validar la información de los pagos realizados devolviendo como comprobantes los recibos de timbrado. Una vez que los timbrados han sido procesados por el SAT, Detecno nos devolverá los resultados de cada uno, indicando si fueron aceptados o rechazados, y la causa del rechazo en caso de que haya ocurrido.

II. ¿Cómo crear tu interfaz de timbrado?

En "Configuración General", en el apartado de "Interfaces" se tiene la posibilidad de crear una interfaz de Timbrado dando clic al menú de "Acciones" y seleccionando la opción de "Nueva Interfaz de Timbrado".

Se abrirá el siguiente modal: 

La información que se solicita es:

• Empresa: dropdown que incluye las empresas previamente creadas.
• Nombre: se debe poner el nombre que se quiere dar a la interfaz de Timbrado a crear.
• Email: en este apartado se debe poner un correo al que siempre se pueda tener acceso, ya que será donde Detecno mandará el usuario y contraseña de ingreso a su ambiente.

1. ¿Cómo puedo continuar creando, editar o borrar mi interfaz de Timbrado?

Cuando me haya llegado el correo de respuesta de Detecno con el usuario y contraseña debo dar clic en “editar” para continuar creando mi interfaz o editar una ya creada:

Se abrirá un modal en el que se debe llenar la siguiente información:

• Usuario: El usuario que Detecno envió por correo.
• Contraseña: La contraseña que Detecno envió por correo.
• Nombre: ya viene prellenado con el nombre que se puso al momento de crear la interfaz, pero puede editarse en dicho modal.
• Archivo .Cer: Tipo de sello digital  que corresponde a cada empresa para reconocerse ante el SAT.
• Archivo .Key: Tipo de sello digital que corresponde a cada empresa para reconocerse ante el SAT.
• Contraseña CSD: Hace referencia al Certificado de sello digital propio de las empresas para reconocerse ante el SAT.

Para borrar una interfaz de timbrado en la pantalla principal de interfaces, en el menú individual (3 puntos) de dicha interfaz, verás lo opción de eliminar:

Al darle clic aparecerá un modal de confirmación donde sólo se debe confirmar que se debe “Eliminar”:

IMPORTANTE: En caso de que una interfaz esté relacionada a un contrato de un colaborador activo, ésta no se puede borrar. Se deberá editar previamente dicha información en los contratos de los trabajadores.

2. ¿Cómo configurar tu interfaz?

Para poder proceder a configurar tu interfaz, en la pantalla principal de interfaces, en el menú individual (3 puntos) de dicha interfaz, verás lo opción de “Configurar”:

Te llevará a la pantalla de Configuración donde verás los siguientes pasos:

• Seleccionar la plantilla de timbrado
• Configurar el nombre de descarga de los recibos de timbrado
• Configuración de conceptos
• Configuración de totales de timbrado

2.1 Seleccionar la plantilla de timbrado

Lo primero que se va a solicitar es seleccionar la plantilla que usarás para el timbrado. Para lo anterior se recomienda tener una plantilla creada en “Plantillas” en “Configuración” que sea específica para el timbrado.

Para ver más información sobre la configuración de plantillas da clic aquí.

IMPORTANTE: Se debe considerar que la plantilla a usar en el timbrado debe ser la misma que se configure en el “Tipo de proceso” que tenga el código “payroll” para que tanto la boleta de timbrado y el recibo de nómina, salgan con el mismo formato.

2.2 Configurar el nombre de descarga de los recibos de timbrado

Una vez habiendo seleccionado la plantilla a usar, se debe configurar el nombre con el que se descargarán los recibos de timbrado. Al dar clic en el ícono del engrane, se despliegan las características que se pueden mostrar en el nombre del archivo del recibo de timbrado y se pueden acomodar en el orden que se requieran. En el campo se mostrará el código de las características en el orden que se hayan seleccionado.

2.3 Configuración de conceptos

La configuración de conceptos nos sirve para poder asociar cualquier tipo de concepto (estadístico, percepción o deducción) con las claves legales correspondientes para el timbrado de la nómina otorgadas por el SAT.

IMPORTANTE: Hay que considerar que la creación de conceptos se hace en el apartado de Conceptos dentro de Gestión.

Los conceptos configurados en esta interfaz serán considerados al momento de que se timbre la nómina de los contratos de las personas que pertenezcan a la empresa de dicha interfaz.

Lo primero por hacer es dar clic en el botón “Agregar concepto”:

Se abrirá un modal con los siguientes campos:

• Nombre para timbrar: el nombre que se dará al concepto al momento de timbrar para poderlo reconocer.
• Tipo de proceso: tipo de proceso en el que se usará dicho concepto. Considerando el funcionamiento de los procesos de la nómina, se tienen dos opciones: nómina y otros procesos, y finiquito y liquidación.
• Tipo de concepto de timbrado: Sirve para catalogar el tipo de concepto que vas a configurar (deducción, percepción u otros pagos) respecto al catálogo del SAT.
• Tipo de horas extra - sólo en caso de que el tipo de concepto sea horas extras dobles u horas extras triples, y es para ratificar que se está eligiendo el tipo correcto de concepto.
• Comportamiento gravado - sólo en caso de que el tipo de concepto sea percepción, subsidio por incapacidad, horas extras dobles u horas extras triples. Se usa para asignar el concepto que está generado para gravar.
• Comportamiento exento - sólo en caso de que el tipo de concepto sea “percepción, subsidio por incapacidad, , horas extras dobles u horas extras triples. Se usa para asignar el concepto que está generado para exentar.
• Concepto total: Es el monto incluyendo el exento y gravado de un concepto.  Sólo aparece en caso de que el tipo de concepto sea deducción, subsidio pagado, subsidio causado, otros pagos, jubilación pensión retiro y total separación indemnización.
• Concepto de unidad: Es el concepto asociado a una percepción o deducción que denota una cantidad de tipo de unidad; ejemplo, un festivo laborado es la multiplicación de la unidad del día (número de días) por la cantidad a pagar por dicho día.
• Clave legal: es la clave que el SAT tiene designada para dicho concepto. No aplica para los tipos de conceptos jubilación pensión retiro o total separación indemnización
• Clave interna: es la clave que el usuario le quiera dar para poderlo identificar de forma interna.

Podrás ver los conceptos que has agregado en la tabla que se muestra donde tendrás la siguiente información del concepto:

• Id: del concepto
• Nombre: del concepto
• Clave legal: del concepto
• Clave de timbrado: del concepto
• Tipo relacionado: tipo de concepto de timbrado que seleccionaste al momento de la configuración.
• Estado: Muestra si el concepto está o no activo para ser tomado en cuenta en el proceso de timbrado de dicha interfaz.

En el menú individual (3 puntos) puedes encontrar las opciones de:

• Modificar la información de un concepto
• Desactivar el concepto: esta opción es para que no sea considerado este concepto en dicha interfaz pero que sí guarde su configuración para poderlo tener como referencia de que en algún momento se usó y se puede volver a usar.
• Eliminar el concepto

2.4 Configuración de totales de timbrado

Para hacer una configuración de totales del timbrado se debe dar clic en “Agregar configuración”

Se abrirá el siguiente modal para la estrategia de “Nómina”:

• Nombre: de la configuración de totales de timbrado que harás.
• Estrategia:
  • Nómina: en esta estrategia se consideran las cantidades totales definidas por cada periodo de percepciones, deducciones y neto a pagar.
• Tipo de nómina: seleccionar el tipo de nómina al que aplicará esta configuración.

Se abrirá el siguiente modal para la estrategia de “Conceptos”:

• Nombre: de la configuración de totales de timbrado que harás.
• Estrategia:
  • Conceptos: se usarán los conceptos que se seleccionen individualmente en este modal como los totales de percepción, deducción y neto a pagar.
• Total de percepciones: Se deberá seleccionar el concepto que corresponderá al total de percepciones.
• Total de deducciones: Se deberá seleccionar el concepto que corresponderá al total de deducciones.
• Concepto Neto: se deberá seleccionar el concepto que corresponderá al concepto neto.
• Tipo de nómina: seleccionar el tipo de nómina al que aplicará esta configuración.

II. Asignación de la interfaz al colaborador en el contrato

Al momento de crear un contrato o editarlo cuando no se tenga asignada una interfaz de timbrado previamente se puede asignar en el dropdown que dice “Timbrado” y que despliega las interfaces correspondientes:

IMPORTANTE: Este campo se bloquea una vez que se haya asignado y guardado una interfaz correspondiente. En caso de querer hacer algún cambio, se debe solicitar apoyo del equipo de servicio.

III. Detalle de los timbrados de cada periodo

Cada periodo tiene la posibilidad de ver su detalle dando clic en “Ver periodo”:

El primer paso es tener el estado de aprobación, para más información consultar aquí.

Lo siguiente es ir a un periodo, abierto o cerrado, a la tab de “pagar y timbrar” donde se podrá visualizar lo siguiente:

—> Resumen que expone la siguiente información del periodo. La información propia del timbrado es (para más información consultar Help Center de dispersión en este link):

• Timbres - Número de timbres hechos vs número de timbres por hacer.

—> Selector de áreas - se puede filtrar por departamento.

—> Filtros: selector dinámico que permite múltiples combinaciones de búsqueda.

—> Botón para el timbrado: procesa los timbrados de todos los colaboradores del periodo (en caso de no haber colaboradores seleccionados) o de los seleccionados.

1. Acciones para el timbrado:

En el dropdown de “Acciones” se podrán encontrar las siguientes opciones:

• Timbrar seleccionados - Se timbra a aquellos colaboradores de los que hayas seleccionado las casillas individualmente.
• Generar recibos de timbrado - Genera todos los recibos de nómina que tengas timbrados o los que hayas seleccionado.
• Recibos de timbrado generados - Es un modal que muestra un historial de recibos de nómina que se generaron con el detalle de la fecha de la generación, el número de recibos, el estatus de la generación y persona que hizo la generación. Así mismo, hay un botón de “Descarga” para poder obtener un zip que contiene los recibos de timbrado pdf y xml.
• Enviar recibos por correo: Es para poder enviar los recibos de nómina por correo a los colaboradores. Para configurar ésta opción se debe ir a Configuración, Grupo de nómina y dentro de la configuración del grupo de nómina se tiene la posibilidad de configurar el envío de correos (se debe prender la bandera para habilitar el envío, configurar el asunto del correo y seleccionar si quieres que el correo llegue al correo persona, empresarial o ambos)
• Publicar todos los recibos de timbrado:  En caso de que la opción se tenga activada dentro del grupo de nómina correspondiente y si hay timbrados en el periodo, publica todos los recibos de nómina que tengas timbrados o los que hayas seleccionado en el apartado de “Recibos de nómina” dentro del Contrato del colaborador en Payroll y en el mismo apartado en el Social Hub de Rankmi para que el colaborador pueda verlo directo en su cuenta.
• Ocultar todos los recibos de timbrado: Oculta todos los recibos de nómina que tengas timbrados o los que hayas seleccionado del apartado de “Recibos de nómina” dentro del Contrato del colaborador en Payroll y en el mismo apartado en el Social Hub de Rankmi para que no se vea la información.
• Verificar información del receptor: Se descarga un archivo txt y se dan instrucciones para poder verificar la información (RFC, Nombre del colaborador y Código Postal) de todos los colaboradores o los seleccionados ante el SAT y así poder evitar o corregir errores.

• Reporte de envío de timbrados por correo: Este es un reporte que muestra todos los recibos que fueron enviados por correo. Sus columnas incluyen:

  • Nombre del colaborador
  • Apellido paterno del colaborador
  • Apellido materno del colaborador
  • Número del colaborador
  • RFC del colaborador
  • Grupo de nómina
  • Correo del colaborador
  • Empresa
  • Periodo
  • Correo de envío
  • Información enviada
  • Fecha de envío
  • Hora de envío
  • ID del correo enviado
  • Respuesta de confirmación
  • Error de envío en caso de haber

• Solicitar aprobación: Este campo es para cuando se debe solicitar la aprobación del proceso del timbrado, para más información consultar aquí.

• Cambiar estado de aprobación: Este campo es para cuando se tienen los permisos para cambiar el estado de aprobación del proceso del timbrado, para más información consultar aquí.

2. Tabla de detalle de cada timbrado

La tabla que se muestra con el detalle de los timbrados hechos es la siguiente:

Cuenta con las siguientes columnas:

• Nombre: del colaborador

• RFC: del colaborador

• Neto a pagar: del colaborador

• Estatus de pago: para más información consultar Help Center de dispersión en este link.

• Estatus de timbrado:

  • Pendiente - Está en proceso de envío.
  • Por confirmar - Está en espera de confirmación de recibido parte de Detecno (Proveedor certificado)
  • Aprobado - Recibido y aprobado por SAT
  • Rechazado - Recibido por Detecno o SAT y rechazado
  • Error - Muestra el error que Detecno/SAT comunica

• Acciones del timbrado del Menú individual:

  • Timbrado en Excel: documento que muestra la información correspondiente al timbrado de un colaborador para poder hacer un análisis en caso de requerirse. Incluye información del receptor, emisor, de los conceptos que construyen el gravado y exento, de los totalizadores y los conceptos que se tienen en la nómina calculada (estén o no configurados para el timbrado).
  • Publicar recibo de timbrado: En caso de que la opción se tenga activada dentro del grupo de nómina correspondiente y si hay un timbrado, publica el recibo de nómina en el apartado de “Recibos de nómina” dentro del Contrato del colaborador en Payroll y en el mismo apartado en el Social Hub de Rankmi para que el colaborador pueda verlo directo en su cuenta.
  • Detalle de timbrado: modal que muestra la fecha del timbrado, fecha de pago, UUID y estatus del timbrado.

IV. Pantalla de administración de timbrado

En "Gestión", en el apartado de "Administración de timbrado" se tiene la posibilidad de cancelar timbrados que se han hecho. Al inicio se tienen los siguientes filtros que permiten mostrar información más a detalle:

• Razón social: de la que se requiere la información
• Grupo de nómina: de la razón social
• Periodo: del grupo de nómina

Posteriormente, se mostrará un resumen de la información que se encontró en cuadros de colores:

• Totales: muestra el total de los timbrados, en progreso de cancelación y cancelados
• Timbrados: el número de timbrados hechos.
• En progreso de cancelación: el número de timbrados que se han mandado a cancelar y están en progreso.
• Cancelados: el número de timbrados cancelados.

Así mismo se tiene un filtro, buscador y un dropdown de acciones que incluye:

• Consultar estatus: se usa para poder volver a consultar al SAT el estatus de los timbrados cancelados, en caso de que haya habido alguna actualización la reflejará.
• Cancelar seleccionados: Cancelará los timbrados seleccionados.
• Cancelación masiva: se abre el siguiente modal

Se debe descargar el documento excel dando clic en "Generar plantilla de carga". Cuando ésta se haya generado se deberá descargar el archivo y llenar la información que solicita. Una vez que se tenga el documento completo se vuelve a subir en dicho modal y se procede a continuar el proceso de carga masiva.

La tabla de “Administración de timbrado” contiene las siguientes columnas:

• Nombre: del colaborador
• Número de contrato: del colaborador
• RFC: del colaborador
• Fecha de timbrado
• Periodo de timbrado
• Total de percepción: del timbrado
• UUID: identificador único universal del timbrado
• Estatus: del timbrado
• Estatus cancelación: del timbrado
• Menú individual: muestra las opciones de “Cancelar”, “Descargar PDF” y “Descargar XML”