Dispersión

INDICE

I. Introducción

II. ¿Qué debo tener antes de poder crear mi interfaz de Dispersión?

III. ¿Cómo crear tu interfaz de Dispersión?

1. ¿Cómo puedo editar o borrar una interfaz creada?

IV. ¿Cómo asigno una interfaz de dispersión a un Grupo de nómina?

V. ¿Dónde se pone la información bancaria del colaborador?

V. ¿Cómo se dispersa?

1. Crear un periodo
2. Habilitar el tipo de proceso para poder dispersar y timbrar
3. Detalle de los pagos de cada periodo

VI. Cómo se dispersa en Otros procesos

I. Introducción:

El flujo de Dispersión en México es aquel que permite al cliente  pagar a sus colaboradores por medio de la interfaz que tenemos con el banco STP (Servicio de Transferencias y Pagos) usando el sistema de SPEI (Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios).

Más adelante se explicará el proceso de creación de interfaces, asignaciones de grupos de nómina y creación de periodos, los cuales son necesarios para poder tener un flujo de dispersión correcto.

II. ¿Qué debo tener antes de poder crear mi interfaz de Dispersión?

Antes de poder crear y configurar nuestra interfaz de Dispersión debemos tener en cuenta que Rankmi es el intermediario entre STP y los clientes, por lo que Rankmi tiene un contrato directo con STP que nos permite tener una VPN (Virtual Private Network) que es una conexión protegida.

Al contrato que Rankmi tiene directo con STP se le llama “Contrato padre” y cada cliente,  al momento de querer usar nuestra interfaz de Dispersión, debe hacer una vinculación a éste que llamamos “Cuenta de centro de costos”.  Para lo anterior se debe mandar un correo al área de finanzas dirigido a Ana Balleza (ana.balleza@rankmi.com) con la siguiente información:

ASUNTO: Cuenta de centro de costos + (Nombre de la empresa)

CUERPO DEL CORREO: Informar que solicitan la creación del centro de costos para poder dispersar por Rankmi.

ADJUNTOS:

• Acta constitutiva en caso de ser persona moral
• Constancia de situación fiscal no mayor a 3 meses
• Poder del representante legal en caso de no venir especificado en el acta constitutiva
• Registro público de la propiedad en caso de no venir especificado en el acta constitutiva
• Identificación oficial vigente del representante legal
• Estado de cuenta bancario no mayor a 3 meses
• Comprobante de domicilio no mayor a 3 meses
• Archivo excel “Alta STP clientes” que ya tenga la información completada

Alta STP clientes.xlsx

** IMPORTANTE: la información anterior debe ser actualizada cada año.

Nuestro equipo de Finanzas envía ésta información a STP y dará seguimiento directamente con el cliente en los siguientes casos:

• Envío de información adicional que solicite STP
• Recolección de firmas finales
• Activación de la cuenta
• Recolección de firmas para el Traspaso final**

**IMPORTANTE: Al momento de finalizar la apertura de la Cuenta del centro de costos, STP pide que se firme una hoja de “Traspaso final”. Dicha hoja lo que hace es que autoriza a STP para que todos los días a las 23:00 hrs pueda hacer un recuento de todas sus operaciones y pueda identificar a las cuentas clabe con un saldo positivo para regresar ese saldo a la cuenta eje (a la cuenta de la que el cliente depositó el dinero en un inicio).

Cada razón social que tenga la empresa, equivaldrá a un centro de costos, por tanto un mismo cliente puede tener muchos centros de costos.

STP dará un nombre y código de cuenta a cada razón social, y una cuenta clabe exclusiva por centro de costos.

III. ¿Cómo crear tu interfaz de Dispersión?

En "Configuración General", en el apartado de "Interfaces" se tiene la posibilidad de crear una interfaz de Dispersión dando clic al menú de "Acciones" y seleccionando la opción de "Nueva Interfaz de Dispersión".

Se abrirá el siguiente modal: 

La información que se solicita es:

• Razón social: dropdown que incluye las razones sociales que se tienen registradas en Payroll para que se seleccione a la que hará referencia esta interfaz.
• RFC: Este campo se completa automáticamente al momento de seleccionar la razón social.
• Alias: se debe poner el nombre que se quiere dar a la interfaz de Dispersión a crear.
• Proveedor: Por el momento sólo contamos con STP
• Nombre de cuenta STP: es el correspondiente a la razón social seleccionada y lo otorgó STP al momento de crear la Cuenta de centro de costos. Tiene que ser exactamente igual al que manda STP.
• Código de cuenta STP: es el correspondiente a la razón social seleccionada y lo otorgó  STP al momento de crear la Cuenta de centro de costos. Es un número de 3 dígitos.
• Cuenta CLABE: es el correspondiente a la razón social seleccionada y lo otorgó  STP al momento de crear la Cuenta de centro de costos.  Recuerda que cada Razón social tendrá su propio Cuenta de centro de costos.
• Activar traspaso final

1. ¿Cómo puedo editar o borrar una interfaz creada?

En "Configuración General", en el apartado de "Interfaces" se tiene la posibilidad de Editar una interfaz ya creada dando clic al menú individual (3 puntos) de dicha interfaz y seleccionando "Editar":

Se abrirá el siguiente modal con la información antes incluida donde se puede cambiar la información que se requiera: 

**IMPORTANTE: Para borrar una interfaz de dispersión se deben considerar dos cosas:

1. Se debe cerrar la Cuenta de centro de costos que se hizo con STP para poder tener la información de la cuenta y centro de costos correspondiente.
2. Posteriormente, se debe levantar un ticket solicitando a Servicio apoyo para borrarla.

IV. ¿Cómo asigno o edito una interfaz de dispersión a un Grupo de nómina?

En "Configuración General", en el apartado de "Grupos de nómina” al momento de “Agregar grupo” se debe configurar:

Se abre un modal para configurar el Grupo de nómina y hay un apartado para “Asignar interfaz de dispersión” donde debes poner a qué interfaz de dispersión las ya creadas quieres que corresponda a dicho grupo. 

En caso de querer cambiar la interfaz en un Grupo de nómina, cada grupo creado tiene un menú individual (3 puntos) das clic a “Modificar”. 

Nuevamente se abre el modal y puedes cambiar la interfaz. 

V. ¿Dónde se pone la información bancaria del colaborador?

Al momento de crear un contrato y de editarlo (en el apartado de “Información personal”) hay una sección donde se solicita la siguiente información bancaria del colaborador:

• Método de pago: para poder dispersar dentro de Rankmi, éste apartado debe decir necesariamente “Transferencia electrónica”.
• Banco: se selecciona el banco del colaborador, el banco de la cuenta a la que se le depositará
• Moneda: se selecciona la moneda en la que se hará el pago.
• Número de cuenta: información de donde se le depositará al colaborador.
• Número de cuenta Clabe: información de donde se le depositará al colaborador.

VI. ¿Cómo se dispersa?

1. Crear un periodo

Lo primero es ir a “Gestión”, a la sección de “Periodos”, en los periodos abiertos o cerrados en el dropdown de acciones se debe seleccionar la opción de “Crear periodo”:

Se abrirá un modal donde se debe incluir la información del periodo, incluyendo el Grupo de nómina en el que ya se configuró anteriormente la interfaz de dispersión correspondiente: 

IMPORTANTE:

Cuando el “Tipo de proceso” sea “Nómina (payroll)” se mostrará la posibilidad de habilitar el “Flujo de aprobación”, dicha bandera debe estar activada para poder pagar y timbrar más adelante. También se mostrará la posibilidad de seleccionar un “Workflow de aprobación”.

2. Habilitar el tipo de proceso para poder dispersar y timbrar

Se debe ingresar al apartado de “Tipos de procesos” en “Configuración general y seleccionar en el menú individual la opción de “Editar”:

Posteriormente se debe tener prendida la bandera que pregunta si dicho proceso dispersará: 

Además de lo anterior, para poder dispersar es necesario tener la nómina “Procesada” y  “Aprobada”.

“Procesar” una nómina implica que con la información que se ha ido subiendo en cada periodo de cada colaborador se ha hecho el cálculo de lo que se debe pagar.

“Aprobar” una nómina implica que una persona autorizada ha aceptado que el proceso de nómina es correcto y se puede proceder a dispersar y timbrar.

Para procesar una nómina debes ir a la información del periodo y en el tab de “Contratos” y en cada nómina en el menú individual puedes dar clic en el  botón de “procesar” o si quieres procesar la nómina completa debes dar clic al botón de arriba que dice “procesar sueldos”:

Para verificar que ya se procesó la nómina en la columna de “Estado”, al colocar el cursor sobre la palomita te debe aparecer una leyenda que te diga la última vez que se procesó dicha nómina: 

Posteriormente, verificar que una nómina esté aprobada debes ir a la información del periodo y en el tab de “Contratos” verás una columna que dice “Aprobación”. Dicha columna muestra el estatus de esa nómina. Para poder aprobar una nómina es importante primero asegurar que los sueldos están procesados. 

En caso de que no esté aprobado el periodo se pueden tomar dos caminos: 

1. El primero es seleccionar el menú individual del periodo y solicitar aprobación, para esto se debe tener un workflow de aprobación completo y seleccionado.
2. En caso de no tener un workflow seleccionado se puede acudir a la opción de “Cambiar estado de aprobación” en el menú individual, donde aparecerá un modal pidiendo seleccionar el estado adecuado. Para este caso específico se deberá seleccionar “Aprobada”.  (Esta posibilidad sólo será vista y aplicada para los usuarios tipo "admin") 

También se puede seleccionar varias nóminas que se deban aprobar y en el dropdown de acciones dar clic a la opción de “Cambiar estado de aprobación”, donde aparecerá un modal pidiendo que se seleccione el estado adecuado. Para este caso específico se deberá seleccionar “Aprobada”. 

Cuando un proceso ya esté aceptado saldrá una palomita indicando que ya se aceptó dicho proceso de nómina y está listo para poder proceder a pagar y timbrar. 

3. Detalle de los pagos de cada periodo

Cada periodo tiene la posibilidad de ver su detalle dando clic en “Ver periodo”:

Dentro del periodo podemos encontrar distintas pestañas (tabs). Aquella que incluye los detalles para la dispersión es la que dice “Pagar y timbrar” donde se puede encontrar:

—> Resumen que muestra la siguiente información del periodo:

• Transferencias - Número de transferencias hechas vs número de transferencias por hacer
• Timbres - Número de timbres hechos vs número de timbres por hacer
• Cuenta clabe - Aquella que corresponde al grupo de nómina asignado al periodo
• Neto total - total a pagar de todos los colaboradores del periodo sin importar el método de pago (dispersión, cheque, efectivo)
• Neto a dispersar - total de dinero a dispersar para todos los colaboradores del periodo a los que se les pague por medio de dispersión.
• Saldo en Rankmi STP - Fondo que se tiene en la cuenta correspondiente para hacer los pagos de este periodo. Es importante asegurar que se tienen los fondos necesarios para la Dispersión en la Cuenta de centro de costos que se hizo con STP, por lo que se debe depositar a la cuenta clabe que la STP designó al centro de costos que corresponde. Para corroborar que el depósito se hizo de forma correcta, se debe ver reflejado en éste lugar.

—> Selector de áreas - se puede filtrar por departamento.

—> Filtros: selector dinámico que permite múltiples combinaciones de búsqueda.

—> Botón para la dispersión:

• Procesar pagos: procesa los pagos tanto de todos los colaboradores del periodo (en caso de no haber colaboradores seleccionados) o de los seleccionados.

(Se hablará de los demás botones próximamente en el apartado de la interfaz del timbrado del Help Center)

—> Acciones para la dispersión:

• Pagar seleccionados: Se paga a aquellos colaboradores de los que hayas seleccionado las casillas individualmente.
• Reporte CEP (Comprobante electrónico de pago): Excel que tiene las siguientes columnas:

            —> RFC - Del colaborador

            —> Nombre - Del colaborador

            —> Apellido Paterno - Del colaborador

—> Apellido materno - Del colaborador

—> Interfaz - Asignada al grupo de nómina al que pertenece el colaborador

—> Clave de rastreo - del pago hecho, se genera al hacer la operación y es otorgada por STP

—> Institución - Banco receptor del pago

—> Cuenta clabe - La propia del centro de costos que STP da al emisor

—> Clabe colaborador - La propia del banco receptor del colaborador

—> Neto nómina - Cantidad total a dispersar informada en Rankmi

—> Monto pagar - Cantidad total a dispersar por STP

—> Referencia -  del pago hecho, se genera al hacer la operación y es otorgada por STP

—> Folio STP -  del pago hecho, se genera al hacer la operación y es otorgada por STP

—> Estatus de pago:

• Pendiente - Está en proceso de envío
• Por confirmar - Está en espera de confirmación de recibido parte de STP
• Aprobado - Recibido por STP y fue aprobado
• Rechazado - Recibido por STP y fue rechazado

—>Fecha de movimiento: Fecha efectiva de generación de la dispersión.

—> Error - en caso de haber, muestra el error que STP comunica.

**(Se hablará de las demás acciones próximamente en el apartado de la interfaz del timbrado del Help Center)

—> Tabla

• Nombre: del colaborador

• RFC: del colaborador

• Neto a pagar: del colaborador

• Estatus de pago:

  • Pendiente - Está en proceso de envío
  • Por confirmar - Está en espera de confirmación de recibido parte de STP
  • Aprobado - Solicitud recibida por STP y fue aprobado
  • Rechazado - Se da por el banco emisor por razones de la cuenta receptora.
  • Error - Muestra si hay un error que no permita generar la dispersión.

• Estatus de timbrado:

  • Pendiente - Está en proceso de envío.
  • Por confirmar - Está en espera de confirmación de recibido parte de Detecno (Proveedor certificado)
  • Aprobado - Recibido y aprobado por STP
  • Rechazado - Recibido por Detecno o STP y rechazado
  • Error - Muestra el error que Detecno/STP comunica.

• Menú individual: La acción para la dispersión del menú individual es la posibilidad de pagar a esa persona

VI. Cómo se dispersa en Otros procesos

1. Crear un nuevo tipo de proceso

Se debe configurar un proceso nuevo en la sección de “Otros procesos”:

Antes de terminar de configurar dicho proceso se debe prender la bandera que permita dispersar: 

2. Pagar otro tipo de proceso

En la sección de “Otros procesos” se debe seleccionar el tab que corresponda al proceso que requieres. Dentro de “Ver periodo” verás el detalle de la información para hacer la dispersión del periodo seleccionado:

Se mostrará la misma distribución y detalle de la información que se tiene en la pantalla de “Pagar y timbrar” dentro del periodo (consultar índice VI, subíndice 3):