[Timbrado] Proceso de aprobación para pagar y timbrar

Modificado el Vie, 25 Oct a 1:16 P. M.

Contamos con una nueva funcionalidad en Global Payroll que facilita el control del proceso de nómina al establecer como requisito que cada nómina sea procesada y aprobada antes de proceder con el pago y Timbrado.

Este flujo mejora la precisión y asegura que cada etapa esté gestionada correctamente, optimizando la transparencia y eficiencia en el ciclo de pago.

Es importante destacar cuales son las condiciones para poder Timbrar:

Periodo Con flujo de aprobación : debe estar Aprobado para poder timbrar (nueva funcionalidad)
Periodo Sin flujo de aprobación : debe estar el periodo Cerrado (mas no consolidado)

Nota: Para mas información sobre como Asociar un Flujo de aprobación, ingresar a “[Flujos de aprobación] Aprobación liquidaciones en Global Payroll”.

Próximamente: Flujos de aprobación para Otros procesos

Paso a paso

A continuación, te mostramos cómo acceder y configurar esta funcionalidad para mejorar tu experiencia de gestión.

Para proceder con el pago y timbrado de una nómina, es necesario que esta se encuentre previamente procesada y aprobada.
Para iniciar este flujo, dirígete a la sección "Gestión" y selecciona "Periodos".
En el menú desplegable de acciones, en periodos abiertos o cerrados, elige la opción "Crear periodo" para configurar el proceso.

Asegurarte de completar estos pasos permitirá un control eficiente y preciso en la gestión de tus nóminas.

Se abrirá un modal donde se debe incluir la información del periodo. Cuando el “Tipo de proceso” sea “Nómina (payroll)” se mostrará la posibilidad de habilitar el “Flujo de aprobación”, dicha bandera debe estar activada para poder pagar y timbrar más adelante.

Además de lo anterior, para poder dispersar es necesario tener la nómina “Procesada” y “Aprobada”.

“Procesar” una nómina implica que con la información que se ha ido subiendo en cada periodo de cada colaborador se ha hecho el cálculo de lo que se debe pagar.

“Aprobar” una nómina implica que una persona autorizada ha aceptado que el proceso de nómina es correcto y se puede proceder a dispersar y timbrar.

Para procesar una nómina debes ir a la información del periodo y en el tab de “Contratos” y en cada nómina en el menú individual puedes dar clic en el botón de “procesar” o si quieres procesar la nómina completa debes dar clic al botón de arriba que dice “procesar sueldos”:

Para verificar que ya se procesó la nómina en la columna de “Estado”, al colocar el cursor sobre la palomita te debe aparecer una leyenda que te diga la última vez que se procesó dicha nómina:

Posteriormente, verificar que una nómina esté aprobada debes ir a la información del periodo y en el tab de “Contratos” verás una columna que dice “Aprobación”. Dicha columna muestra el estatus de esa nómina. Para poder aprobar una nómina es importante primero asegurar que los sueldos están procesados.

En caso de que no esté aprobado el periodo se pueden tomar dos caminos:

El primero es seleccionar el menú individual del periodo y solicitar aprobación, para esto se debe tener un workflow de aprobación completo y seleccionado.
En caso de no tener un workflow seleccionado se puede acudir a la opción de “Cambiar estado de aprobación” en el menú individual, donde aparecerá un modal pidiendo seleccionar el estado adecuado. Para este caso específico se deberá seleccionar “Aprobada”. (Esta posibilidad sólo será vista y aplicada para los usuarios tipo "admin")

También se puede seleccionar varias nóminas que se deban aprobar y en el dropdown de acciones dar clic a la opción de “Cambiar estado de aprobación”, donde aparecerá un modal pidiendo que se seleccione el estado adecuado. Para este caso específico se deberá seleccionar “Aprobada”.

Cuando un proceso ya esté aceptado saldrá una palomita indicando que ya se aceptó dicho proceso de nómina y está listo para poder proceder a pagar y timbrar.