Dentro de nuestro producto de Payroll, contamos con integración con nuestro producto de Workflows (Solicitudes), para poder gestionar temas como  vacaciones, conceptos , entre otros.

En esta oportunidad, contamos con una integración, que consta de que nuestros clientes puedan enviar a Aprobar las liquidaciones previo a realizar los pagos de las mismas.

Cabe destacar, que dentro de la gestión de los periodos contamos con las funcionalidades de : 

• Flujos de Aprobación Con Workflow (WF) Asociado
• Flujos de Aprobación Sin Workflow (WF) Asociado

Dentro del presente articulo brindamos mas detalle de ambas.

*Próximamente: Flujos de aprobación para Otros procesos

Flujos de Aprobación Con Workflow (WF) Asociado

A continuación vamos a detallar los pasos a realizar para poder configurar esta funcionalidad, como así también, cual es el impacto de cada Etapa en nuestro Periodo de nómina 

¿Qué implica esta actualización?

Esta integración permite una nueva capa de control y precisión en sus procesos de nómina. Ahora, podrán revisar y aprobar las liquidaciones antes de su procesamiento, asegurando una gestión más eficiente y exacta de los pagos.

Al contar con esta funcionalidad activa, se podrá visualizar dentro del detalle de Periodos si el mismo tiene o no un flujo de aprobación Habilitado 

Es importante tener presente que en el caso que el periodo No se encuentre asociado a un Workflow, su comportamiento continúa como hasta el momento.

Contenido

• Creación de Workflow para asociar
• Creación de Período y asociación de Workflow
• Envío de aprobaciones 
• Estados de nómina 
• Seguimiento en Solicitudes

• Creación workflow en Solicitudes

Administración -- Solicitudes 

*Activar : Aprobación de Nómina 

• Creación de Período en Nómina

Periodos -- Acciones - Crear período 

Luego debemos indicar : 

* Tipo de proceso = Nómina (Próximamente: Flujos de aprobación para Otros procesos)

* Fecha inicio y Fecha termino: se completaran según cada país

* Grupo de Contrato: Opcional

* Flujo de Aprobación : se debe Activar el botón

* Workflow de Aprobación: elegir cual será el flujo que corresponde a ese periodo

Nota: tener presente que esta acción podrá realizarla el usuario que cuente con los permisos correspondientes para Crear Periodos. Los campos a completar pueden variar según el país en que se encuentre.

• Envío de liquidaciones para Aprobar

Una vez creado el periodo, ya podemos comenzar a gestionar la liquidación y sus aprobaciones.

Dentro del periodo, podremos indicar cuales son las liquidaciones que requieren de aprobación y enviar las mismas al WF asociado en el paso anterior.

Esto puede realizarse de forma individual, o masivo :

En ambos casos se solicitará la Confirmación de la acción

Flujos de Aprobación Sin Workflow (WF) Asociado

¿Qué implica esta actualización?

Al contar con esta funcionalidad activa, se podrá visualizar dentro del detalle de Periodos si el mismo se encuentra Aceptado y en condiciones de poder proseguir con la generación de archivos de bancos. La distinción con el periodo Con WF asociado, es que para estos casos la Aprobación sera Manual por parte del usuario, no siendo necesario el envio de solicitud de aprobación a terceros.

Pasos a seguir 

• En primer instancia, al momento de Crear el periodo, en los casos en que no se desea asociar un Workflow (WF) al mismo,se debe prender el Flujo sin necesidad de asociar un WF; de esta manera los cambios de Estados de aprobación se gestionan de forma Manual.

• Estados de la Nómina 

Una vez enviado, se podrá dar seguimiento desde Workflows, para que cubra las aprobaciones correspondientes (cuando el mismo se Activo sino se sigue desde el mismo periodo). 

Las aprobaciones contarán con Estados para poder monitorear las mismas.

¿Que significa cada Estado dentro del periodo?

Los estados se pueden visualizar en la columna Aprobación, dentro del Periodo.

• Es necesario procesar la nómina para iniciar el flujo de aprobación

• La nómina aún no ha empezado el flujo de aprobación

• La nómina se encuentra pendiente de aprobación

• La nómina ha sido aprobada y está lista para generar los reportes correspondientes

Detalle Estados

• Abierto:  En esta etapa se ingresan las incidencias/novedades del período. El periodo se encuentra Desbloqueado para ingresar/procesar novedades en la plataforma.

Se procesa la cantidad de veces que sea necesario hasta cuadrar la versión que se enviará a Aprobar.

*Reportes personalizados

*Reportes legales

*Centralización

• Pendiente: En esta etapa , una vez revisada la liquidación, la misma se envía a Aprobar vía Workflows , por tanto entra en circuito de Aprobación. El periodo se encuentra Bloqueado para ingresar/procesar novedades en la plataforma.  

*Reportes personalizados

*Reportes legales

*Centralización

• Aprobado: En esta etapa , una vez Aprobada la liquidación, la misma queda lista para poder generar los reportes de cierre de mes. El periodo se encuentra Bloqueado para ingresar/procesar novedades en la plataforma. 
• En esta etapa se puede emitir

*Reportes personalizados

*Archivos bancarios -- Solo se emiten si la nómina está Aceptada

*Reportes legales

*Centralización

• Rechazado:  Si se rechaza el WF, vuelve a estado abierto , para poder ingresar las incidencias/novedades del período. El periodo se encuentra Desbloqueado para ingresar/procesar novedades en la plataforma.

Se procesa la cantidad de veces que sea necesario hasta cuadrar la versión que se enviará a Aprobar.

Importante: en caso de fuerza mayor, el usuario con rol Admin podrá modificar los estados dentro de nómina para poder dar curso al que corresponde.

• Seguimiento en Solicitudes para periodos Con WF asociado 

Una vez generado se habilitará en el módulo de Solicitudes la sección de Solicitudes Masivas, únicamente disponible para iniciadores y aprobadores de solicitudes de esta categoría.

Desde aquí los iniciadores podrán hacer seguimiento del estado de avance de sus Solicitudes.

Cada uno de los envíos realizados desde Nómina se agruparán en unidades reconocibles por comenzar con el prefijo SM. Al hacer clic en Revisar se accederá al detalle de las solicitudes individuales contenidas en dicha agrupación:

Para más detalle de como realizar la configuración y posterior Gestión desde Solicitudes, por favor visitar Categoría: Aprobación de Nómina

Estamos encantados de ofrecerles esta mejora, diseñada para facilitar y fortalecer su gestión de nóminas. Nuestro equipo de soporte está disponible para asistirlos en cualquier consulta que tengan sobre esta nueva funcionalidad.