Ver, ocultar, descargar y eliminar documentos

Si quieres saber cómo crear un nuevo documento, revisa este artículo.

Como administrador, podrás ver, ocultar, descargar y eliminar los documentos generados a cada usuario, tanto de forma individual como masiva.

Para realizar cualquiera de estas acciones, sigue estos pasos:

1. Dirígete al módulo Documentos desde el Home

2. Selecciona la pestaña Gestión de documentos

Al acceder a los documentos desde esta vista, visualizarás sus estados de avance y las personas que vinculadas al documento, con el detalle correspondiente para hacer seguimiento.

Ver un documento

Para poder visualizar un documento, búscalo en el listado y luego haz clic en el botón Ver ubicado al lado derecho del documento en cuestión.

La plataforma abrirá el documento completo para que puedas revisarlo a gusto. Al lado derecho, contarás con un panel que te mostrará quién es el propietario del documento y quiénes son los firmantes del documento, junto con el estado de sus firmas.

No podrás realizar ninguna modificación al documento. 

Ocultar un documento

Puedes ocultar un documento de la vista de uno o más colaboradores. Esta funcionalidad no elimina el documento, sino que simplemente deja de mostrarlo a el o los colaboradores involucrados.

El documento desaparecerá de todos los listados del colaborador incluyendo Mis documentos y Mis pendientes.

Para ocultar un documento, haz clic en el ícono del ojo ubicado al lado derecho del documento en cuestión. Si deseas volver a mostrarlo, basta con que vuelvas a hacer clic en el ícono del ojo tachado y el documento volverá a estar disponible para el colaborador.

Si deseas ocultar/mostrar documentos de forma masiva, sigue estos pasos:

1. Busca y selecciona los documentos haciendo clic en el cuadrado ubicado al lado izquierdo del nombre de cada documento

2. Una vez seleccionados, haz clic en Acciones

3. Selecciona Mostrar u Ocultar documentos según sea lo que necesites

4. Revisa la cantidad de documentos que mostrarás/ocultarás y confirma la acción haciendo clic en Confirmar

Descargar un documento

Para descargar un documento, búscalo en el listado y luego haz clic en el ícono de tres puntos ubicado al lado derecho del documento en cuestión. Selecciona la opción Descargar y la plataforma generará el archivo para que puedas guardarlo en tu computador.

Eliminar un documento

Para eliminar uno o más documentos, sigue estos pasos:

1. Busca y selecciona el o los documentos haciendo clic en el cuadrado ubicado al lado izquierdo del nombre de cada documento

2. Una vez seleccionados, haz clic en Acciones

3. Selecciona Borrar documentos

4. Revisa la cantidad de documentos que borrarás y confirma la acción haciendo clic en Confirmar

Ten en cuenta que eliminar uno o más documentos es una acción irreversible y una vez que confirmes su eliminación, no podrás recuperar los documentos eliminados.