Crear un nuevo documento

Si tienes accesos de gestión en alguna carpeta podrás crear un nuevo documento desde el panel de Gestión de Documentos del módulo. 

Para poder crear un nuevo documento, sigue estos pasos:

1. Dirígete al módulo Documentos desde el Home

2. Haz clic en la sección Gestión de Documentos

3. Haz clic en el botón Crear documento

La plataforma te mostrará la interfaz de creación de un documento, la que incluirá dos secciones a completar: Reglas y Firmantes.

Reglas

Nombre del documento

Corresponde al nombre con el que el documento aparecerá para todos los colaboradores a la hora de solicitarlo. Si el documento no tiene nombre, el nombre del documento será el nombre del archivo a cargar.

Tipo de documento

Corresponde al tipo de documento que crearás.

• Archivo: el documento será cargado a partir de un archivo de tu computador. Podrás cargar distintos tipos de archivos (PDF, imágenes, videos, archivos de texto, entre otros), pero solo los archivos en formato PDF podrán ser firmados por los colaboradores.
• Desde plantilla: el documento se generará a través de una plantilla preexistente con la información que esta contenga. Estos documentos también pueden ser autogenerables. Para saber más sobre plantillas y cómo crearlas, revisa este artículo.

Carpeta asociada

Corresponde a la carpeta en la que se alojará el documento que crearás. Sólo se enlistarán aquellas a las que tienes permisos de gestión. Puedes crear y gestionar carpetas ya existentes desde la administración del módulo.

¿Quiénes firman?

Debes definir quiénes deben firmar el documento una vez que este sea generado. Puedes seleccionar una de las siguientes opciones:

• Documento sin firma: este documento no será firmado por ningún colaborador o contraparte y solo será un documento informativo. Esta opción se seleccionará por defecto cuando el archivo cargado no tenga formato PDF.

• Solo al trabajador: en este flujo solo firman los trabajadores sin necesidad de las contrapartes

• A todas las partes: flujo en donde firman contrapartes y trabajadores sin importar el orden

• Primero a las contrapartes y luego al trabajador: flujo en el que primero debe firmar el trabajador. Solo una vez que el documento esté firmado por el trabajador, se enviará un correo a las contrapartes y se habilitará el documento para que estas firmen.

• Primero al trabajador y luego a las contrapartes: flujo en el que primero deben firmar las contrapartes. Solo una vez que el documento esté firmado por la o las contrapartes, se enviará un correo al trabajador y se habilitará el documento para que este lo firme.

• Solo a las contrapartes: en este flujo solo firman las contrapartes sin necesidad del trabajador

• Firmantes múltiples: flujo en que no existen contrapartes. El documento se envía a todas las personas al mismo tiempo y también puede incluir a personas ajenas a la empresa. 

Además, si tienes contratada la funcionalidad de Validación biométrica puedes exigirla en los documentos activando la casilla correspondiente.

Contrapartes

Cuando se seleccione la opción Primero a las contrapartes y luego al trabajador, la opción Primero al trabajador y luego a las contrapartes o la opción Solo a las contrapartes, deberás agregar a las contrapartes que deberán firmar el documento.

Para agregarlas, haz clic en el botón Agregar contraparte y selecciona una o más contrapartes haciendo clic en el cuadrado ubicado al lado izquierdo de sus nombres. Luego, haz clic en Confirmar. Las contrapartes seleccionadas deben haber sido asignadas como tales antes de crear un nuevo documento. Para saber cómo designar contrapartes, revisa este artículo.

Adicionalmente, podrás definir opciones avanzadas como: 

• Habilitar que las contrapartes firmen en un orden en específico, lo cual permite que al elegir contrapartes estas puedan ser re-ordenadas arrastrándolas a la posición deseada.

• Habilitar que sólo una firma sea requerida para firmar el documento. Esta funcionalidad permite asignar firmantes de reemplazo, pues al elegir múltiples contrapartes, bastará con que sólo una firme para que el documento siga su flujo. Al revisar el documento en Gestión de Documentos aparecerá que el documento fue firmado por la primera contraparte que lo hizo, el resto de las contrapartes tendrá estado 'No requerido'.

Una vez que completes todos estos campos, haz clic en Continuar para pasar a la sección de Firmantes.

Firmantes

Aquí deberás definir quiénes serán los colaboradores que deberán firmar el documento.

La plataforma mostrará un listado de todos los colaboradores de la empresa disponibles. En este listado, encontrarás su información básica y también el estado en el que se encuentra su enrolamiento. Recuerda que podrás enviar documentos a colaboradores con estado de enrolamiento Pendiente o En progreso, pero estos no podrán firmarlos. Para saber más sobre la visualización de documentos sin enrolamiento, revisa este artículo.

Para seleccionar a el o los colaboradores, haz clic en el cuadrado ubicado al lado izquierdo de cada colaborador. Acá también podrás usar los filtros para seleccionar a un grupo específico bajo los criterios que necesites.

Una vez los hayas seleccionado, confirma la creación del nuevo documento presionando el botón Finalizar.

Si deseas saber cómo administrar los documentos que ya creaste, revisa este artículo.