Carga y descarga masiva de objetivos y metas

Los objetivos y metas son registrados por el evaluador al evaluado o por el mismo evaluado desde la etapa fijación de objetivos y metas, sin embargo, existe la posibilidad de cargar través de una plantilla excel masivamente objetivos y metas a los colaboradores del proceso o descargar los objetivos y metas masivamente. 

Carga masiva de objetivos y metas

Para cargar masivamente los objetivos y metas se deben seguir los siguientes pasos:

1. El proceso debe contar con al menos un tipo de objetivo y un tipo de meta.

2. Luego de crear al menos un tipo de objetivo y un tipo de metas, el usuario administrador deberá descargar la plantilla base de carga en:

Objetivos y metas/Tabla de metas/Acciones/Descargar plantilla base

Al hacer clic en ese botón, la plataforma descargará una plantilla base con la siguiente estructura o columnas:

• identifier_code: código de identificación de la meta u objetivo. Este código es generado por la plataforma, por lo que no es necesario ingresarlo si se crea una meta u objetivo nuevo para el colaborador, sin embargo, será necesario si se requiera actualizar los objetivos y metas del colaborador

• collaborator_identifier: identificador o id del colaborador, se utiliza para indicarle a la plataforma  que al usuario se le creará la meta u objetivo.

• evaluator_identifier: Identificador del evaluador del evaluado, se utiliza para indicarle a la plataforma que evaluador  del evaluado estará asociado a ese objetivo o meta.

• groupcode_objetive: Código de grupo que permite asociar un objetivo con sus metas. Las metas que van asociadas a un objetivo deben tener el mismo group code del objetivo padre. Se recomienda concatenar collaborator_identifier_evaluator_identifier+objetivo_n, donde n referencia a un número de la cantidad de objetivo creado para el colaborador

• dimension_type: Se utiliza para indicar el tipo de dimensión, es decir, si es una meta o un objetivo para objetivo se utiliza la o y para la meta una g

• title: Título que llevará la meta o el objetivo

• description: Descripción de la meta u objetivo.

• ponderation_%: Ponderación de la meta u objetivo.

• editable_title: Sirve para indicar si el titulo de la meta u objetivo es editable. Se indica ingresando una x minúscula ,para indicar que no es editable se pone un -

• editable_description: Sirve para  indicar si la descripción de la meta u el objetivo es editable para el evaluador o evaluado a través de una x para indicar que no es editable se pone un -

• editable_ponderation: Sirve para indicar si la ponderación del objetivo o de la meta es editable a través de una x para indicar que no es editable se pone un -

• can_delete: Sirve para indicar si el objetivo o la meta se puede borrar a través de una x, para indicar que no es editable se pone un - o un espacio en blanco

• only_goal_editable_info: Columna que sirve para indicar si los campos informativos de la meta serán editables o no. Se pone una x si serán editables, se pone un - o espacio en blanco si no será editable. ¿ Qué es un campo informativo? Son todos aquellos campos que no están en la fórmula de la meta, generalmente son de tipo texto o fechas.

• only_goal_editable_metrics: Columna que sirve para indicar si las métricas de la meta serán editables o no. Se pone una x si serán editables, se pone un - o espacio en blanco si no será editable. ¿ Qué es una métrica? son todos aquellos campos que están en la fórmula de la meta y que ayudan a obtener el resultado de la misma. Generalmente son de tipo numérico, interpolación lineal de nivel o aveces fechas.

• only_goal_editable_score: Permite que el cumplimiento de la meta o score sea editable o no. Se puede colocar una x si es editable o un - o un espacio en blanco. Si una meta tiene su cumplimiento como no editable o no evaluable, entonces la plataforma no exijirá al evaluador o evaluado que se ingrese un cumplimiento a esa meta para terminar la evaluación.
  
  

Luego de estas columnas, siguen las columnas que son especificas para los tipos de objetivos y tipos de metas creados para el proceso en las cuales se debe indicar el valor de cada campo:

Columnas para el tipo de objetivo

En la imagen de arriba (DOBLE CLIC PARA EL ZOOM), se puede apreciar que existe una columna rosada que contiene los siguientes valores referidos a un tipo de objetivo:

objetive_12529_1031: Es el código del tipo de objetivo creado, el cual contiene la cadena objetive_número del proceso _númerodeobjetivo.

Objetivo tipo 1: Corresponde al nombre del tipo de objetivo cuyo código es el de arriba objetive_12529_1031. En la celda, se debe indicar con una x si el colaborador va utilizar ese tipo de objetivo en caso de que se esté registrando un tipo de objetivo y no un tipo de meta. 

¿Y si mi proceso tiene más de 1 tipo de objetivo?

En el caso de que en el proceso cuente con más tipos de objetivos, los otros tipos de objetivos aparecerán al lado con su código y su nombre (Columna verde). No es posible asignar 2 tipos de objetivo en una sola fila.

¿Qué es la columna que está al lado de la columna donde se marca con x el tipo de objetivo?

Es una columna que muestra el resultado de ese objetivo al momento de descargar el archivo excel, es una columna SÓLO informativa, si se intenta subir un resultado para ese tipo de objetivo, la plataforma no lo registrará.

Columnas para el tipo de meta

Las columnas siguientes que en este caso son azules , corresponde a los campos de un tipo de meta ¿ Pero a cuál tipo de meta ? eso lo indica la cabecera de la columna azul de la siguiente forma:

En la primera celda de la cabecera esta el código del campo que es generado por la plataforma: goal_type_input_1575_12529_4921

En la segunda  celda de la cabecera  indica el nombre del campo y su tipo : Nombre campo y su tipo: Valor esperado (numeric)

En la tercera columna de la cabecera se indica el código de la meta al cual pertenece el campo : Tipo Meta Origen: goal_12529_1575-Tipo de meta 1

Con los datos de arriba se sabe que el campo se llama Valor esperado y que su tipo es numérico, por lo tanto, acepta sólo números, además indica el código de la meta al cual pertenece al campo.

Si un tipo de meta posee más campos, éstos aparecerán al lado de cada columna de tipo campo en el excel, con el mismo color, por otra parte el color de la columna  es importante ya que indica si un campo pertenece al mismo tipo de meta:

Los campos que pertenecen a otro tipo de meta, aparecerán en otro color, tal como se muestra a continuación:

Es importante destacar que el usuario que llene la plantilla debe llenarla con valores correctos en su formato, por ejemplo:

• si es número, debe llenar con un número, los decimales se pueden subir con .

• si es campo de tipo texto, debe llenar con texto.

• Fecha puede ser el formato : dd-mm-aaaa o dd/mm/aaaa

• Interpolación: Se ingresa sólo el valor a interpolar.
  
  

¿ Por que en las columnas referidas al tipo de meta hay una columna que termina en _ RESULT?

Esta columna muestra el resultado de la meta en ese momento, es sólo informativo, por lo que si se sube un valor por parte del administrador, éste no será considerado por la plataforma.

(*) Es muy importante que las columnas que terminen en _RESULT no sean eliminadas del excel a cargar, ya que si bien son informativas, la plataforma las exije para poder cargar los otros valores.

Luego de llenar el excel con los valores requeridos, el usuario deberá ir a :

Objetivos y metas/Tabla de metas/Acciones/Cargar objetivos y metas

Y al hacer clic en el botón "Cargar objetivo y metas" la plataforma desplegará el siguiente modal de carga:

En donde deberá arrastrar el archivo excel al modal o simplemente, hacer clic en el modal para que se despliegue el explorador de archivos del sistema operativo.

La plataforma desplegará una notificación en la parte superior derecha de la pantalla que indica el archivo se está cargando en el Centro de importación.

Si se han subido métricas a en la plantilla y se requiere que al cargar las metas se calculen los resultados de las mismas, deberás hacer clic y chequear el campo  

"Recalcular los resultados de objetivos y metas al cargar el archivo"

Esto hará que la plataforma calcule los resultados de los objetivos y de las metas al ser cargados masivamente, si no está chequeada ésta opción, entonces simplemente se cargarán los valores de los campos y no se calcularán los resultados.

Descarga masiva de objetivos y metas

Para la descarga masiva de objetivos y metas, con y sin código html, que se hayan registrado en el proceso de desempeño, el usuario deberá ir a :

Objetivos y metas/Tabla de metas/Acciones/Descargar objetivos y metas sin/con HTML (Todas las categorías sin autoevaluación)

Para descargar objetivos y metas provenientes de las autoevaluaciones de los colaboradores deberás hacer clic en 

Objetivos y metas/Tabla de metas/Acciones/Descargar autoevaluación sin/con HTML

Una vez realizada la acción de descarga, la plataforma desplegará un mensaje que dice que el archivo, una vez generado, llegará al correo del Administrador del proceso:

Para que el Administrador del proceso vea el detalle de los objetivos y metas asignados a un colaborador, deberá ingresar al perfil del colaborador desde el proceso de desempeño, en donde también podrá configurar individualmente el comportamiento de sus objetivos y metas.