Gestión de vacaciones por periodos

La funcionalidad de Gestión de Vacaciones por Período en el módulo de Vacaciones de Rankmi permite asociar explícitamente los registros de acumulación y consumo de días de vacaciones a periodos anuales definidos. Esto garantiza una visualización precisa en la Cartola de Vacaciones y facilita el cálculo exacto de bonos relacionados con cada periodo vacacional, mejorando la trazabilidad y precisión en la gestión de beneficios asociados.

¿Cómo funciona?

Se considera periodo de vacaciones al transcurso de un año a partir del día en el que el colaborador comienza a registrar vacaciones proporcionales hasta su aniversario, momento en el que genera la acumulación total de las vacaciones para ese año. 

Es decir, si un colaborador acumula vacaciones de acuerdo a su fecha reconocida de ingreso y esta fue el 10 de Agosto de 2023, entonces su primer periodo vacacional corresponde al año transcurrido entre el 10 de Agosto de 2023 y el 10 de Agosto de 2024, donde su fecha de acumulación es el 10 de Agosto de 2024. 

Lo anterior tiene implicaciones tanto para las vacaciones acumuladas como para las vacaciones consumidas:

1. Vacaciones acumuladas: 

• Todos los registros de vacaciones acumuladas realizados de forma automática por el sistema se asocian a su periodo correspondiente, esto tanto para las acumulaciones que hayan ocurrido de forma anterior y posterior a este desarrollo.

• Los registros de vacaciones acumulados que se generan de forma manual, ya sea por importación masiva o por registro individual tendrán dos formas de registrarse: 

  • Forma libre: Es la forma actual de registro de vacaciones, donde cada acumulación se asocia a una fecha flexible. Cada vez que el registro se realice con una fecha que esté contenida dentro de un periodo válido, el registro quedará asociado a dicho periodo.

    • Aplica para carga masiva e individual

  • Por periodo: Esta nueva forma de registro estará disponible en una primera versión solamente por carga masiva y requerirá la identificación del periodo al cuál se asociará la vacación (en el ejemplo anterior el periodo será “2024-2025”)

    • Imagen de importador

    • Esta forma de carga validará:

    • Que el periodo exista, es decir, no se podrá cargar ni para periodos anteriores a la fecha de referencia del colaborador, ni para periodos que aun no se hayan completado (periodos futuros). 

    • Que no se supere el máximo de días permitidos por la política. Es decir, si en el ejemplo anterior la política permite acumular 15 días al cumplir el primer aniversario, no se podrán crear registros superiores a 15 días de acumulación para dicho periodo. 

    • Solo se podrá realizar un registro por periodo. Es decir, en esta versión solo se puede realizar por carga masiva la creación de registros, pero no se permite la edición de un registro actual de un periodo. 

2. Vacaciones consumidas:

Las vacaciones consumidas se irán descontando desde el registro de vacaciones acumulados más antiguo con saldo disponible, pudiendo estar asociados a más de un periodo. 

En el caso anterior, si el colaborador solicita 20 días de vacaciones durante septiembre de 2025 estará descontando 15 días del periodo 2023-2024 y 5 días del periodo 2024-2025. 

Esta asignación del periodo al cual afecta cada consumo de vacación es automático en función del saldo más antiguo del colaborador. Esto implica que cualquier modificación en la antigüedad del colaborador y por lo tanto en su cantidad de periodos podrá afectar la asignación del periodo de cada consumo. 

¿Es obligatorio utilizar la nueva funcionalidad?

No, el registro de vacaciones acumuladas por periodo es opcional, pero es altamente recomendado para empresas que deseen utilizar la funcionalidad de Cartola de Vacaciones, realizar pagos de bonos asociados a periodos o habilitar la visualización del detalle de vacaciones por periodos. 

 ¿Qué consideraciones se deben tener en cuenta para utilizar los periodos?

1. Nueva implementación: 
   Es importante que los registros acumulados se realicen mediante la nueva importación masiva para asegurarse que cada registro cumple con las reglas de las políticas de vacación establecidas y que de esta forma cada periodo cuenta con la cantidad de días correcta. 

2. Reimplementación: 
   Para empresas ya implementadas y que deseen hacer uso de los periodos de vacaciones deberán realizar una reimplementación de las vacaciones acumuladas, eliminando las vacaciones acumuladas de todos los colaboradores a los que quieran impacta y finalmente realizando la nueva carga con los periodos asignados. Las vacaciones consumidas se asociarán automáticamente a los periodos de vacaciones desde el más antiguo al más nuevo.