Creación de un Proceso de Centralización Contable

En Rankmi te ofrecemos una solución integral para gestionar la centralización contable de manera eficiente y personalizada. Ahora te vamos a guiar paso a paso para poder configurar y optimizar el proceso de centralización contable, asegurando una estructura clara y adaptable a las necesidades de tu organización.

1. Creación del Proceso de Centralización Contable

Paso 1: Navegar a la configuración

1. Ingresa a la sección "Configuración General" en Rankmi.

2. Selecciona la opción "Centralización Contable".

Paso 2: Crear un nuevo proceso

1. Haz clic en el botón "Crear Proceso".

2. Configura los siguientes campos:

   • Nombre del proceso: Asigna un nombre representativo.

   • Compañía: Selecciona la compañía a la que aplicarás el proceso.

   • Segmento (opcional): Define un segmento si es necesario.

   • Formato del archivo: Escoge entre Excel, CSV o TXT.

     • Si seleccionas CSV o TXT, especifica el separador y el largo máximo de caracteres.

2. Creación de Layouts o Estructuras Contables

Los layouts definen la estructura del documento contable y pueden dividirse en tres partes: header (encabezado), body (cuerpo) y footer (pie).

Paso 1: Diseñar el Header (Encabezado)

1. Asigna una agrupación general y relevancia.

2. Define las columnas, que pueden incluir:

   • Correlativo.

   • Atributo personalizado de la compañía.

   • Periodo o parámetro del periodo.

   • Campos de información (ejemplo: email de la compañía).

   • Texto fijo, ID del periodo o valores estáticos.

Dejo paso a paso de como crear un encabezado:

   Asigna una agrupación general y relevancia

Luego asignar configuraciones:

    Define las columnas, que pueden incluir:

• Correlativo.

• Atributo personalizado de la compañía.

• Periodo o parámetro del periodo.

• Campos de información (ejemplo: email de la compañía).

• Texto fijo, ID del periodo o valores estáticos.

Paso 2: Diseñar el Body (Cuerpo)

1. Asigna una agrupación y relevancia.

2. Selecciona datos de la compañía.

3. Define una alineación y, si es necesario, crea fórmulas.
   
   

El body puede configurarse con diversos parámetros que permiten personalizar los datos según las necesidades de la operación.

Parámetros Disponibles:

• Datos de la Compañía:

  • Nombre de la compañía.

  • Parámetros customizados.

• Datos del Empleado:

  • Contrato.

  • Centro de costo.

  • Grupo de nómina.

• Datos de la Operación:

  • Periodo.

  • Cuenta contable.

  • Sucursal.

  • Concepto.

  • Referencias de operación y centralización.

  • Entre otros.

Acción:

1. Configura los parámetros relevantes desde el módulo de configuración.

2. Asegúrate de incluir todos los datos necesarios para garantizar la precisión del reporte.
   
   

Opciones Adicionales:

• Ocultar columnas: Personaliza la información visible según los requerimientos del reporte.

• Aplicar fórmulas: Realiza cálculos automáticos para facilitar el análisis.

Estas configuracioines se realizan de la siguiente forma:

Paso 3: Diseñar el Footer (Pie)

1. Asigna la relevancia correspondiente.

2. Selecciona campos como fechas o formatos específicos.

3. Asociación de Conceptos a los Layouts

1. Asocia los conceptos contables a los layouts de tipo "body".

2. Considera que:

   • Los conceptos contables pueden tener estructuras variables.

   • Es posible que debas crear múltiples layouts de tipo "body" para cubrir diferentes necesidades de estructura contable.}

- Ingresamos en la opción conceptos en el layout tipo body:

- Asignamos los conceptos a cada concepto que están agregados a las cuentas contables:

- Guardamos.

4. Generación del Reporte de Contabilidad

Una vez que el layout está completamente configurado, procede a generar el reporte de contabilidad.

Pasos:

1. Dirígete al módulo de Gestión de Periodos.

2. Selecciona la opción Ver Periodos.

3. En la sección Resumen y Reportes, selecciona Generar Reporte de Contabilidad.

4. Presiona el botón Generar.

Tiempo de Procesamiento: El tiempo requerido dependerá del número de empleados en el periodo seleccionado.

5. Descarga del Reporte

Tras la generación exitosa del reporte, este estará disponible para descarga.

Pasos:

1. Haz clic en el botón Descargar que aparece tras la generación.

2. El sistema descargará un archivo comprimido que contiene todos los procesos creados.

Nota: El archivo comprimido puede incluir varios documentos relacionados con el reporte contable.

6. Mejores Prácticas

• Validación Previa: Antes de generar el reporte, revisa que todos los parámetros estén configurados correctamente.

• Uso de Fórmulas: Implementa fórmulas para automatizar cálculos y reducir errores.

• Documentación: Mantén un registro de los layouts y configuraciones para futuras referencias.

Puntos Clave

Flexibilidad

Rankmi permite una alta personalización en la creación de procesos y layouts, adaptándose a diversas necesidades contables.

1. Estructura Lógica

   La información se organiza en tres niveles (header, body y footer) para una mejor claridad y jerarquización.

   Personalización de Campos

   Puedes incluir campos como:

   • Datos de la compañía.

   • Información de periodos.

   • Textos fijos y valores estáticos.

   • Fórmulas.
     
     

2. Múltiples Formatos
   Los documentos se pueden generar en formatos como Excel, CSV y TXT, con opciones adicionales para configurar separadores y límites de caracteres para estos dos últimos formatos.
   
   

3. Relevancia
   Controla el orden de aparición de los layouts, lo que facilita su interpretación.
   
   

4. Conceptos Variables

Dado que algunos conceptos contables requieren estructuras específicas, es común que se necesiten varios layouts de tipo "body" para representarlos correctamente.

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