Gestión de opcionales en E&F

Los opcionales son parámetros adicionales que se pueden recopilar de usuarios para una mayor comprensión de los resultados y también del monitoreo. 

Un opcional permite filtrar las vistas de monitoreo, participantes y resultados utilizando ciertas características de los participantes que la empresa define. Por ejemplo, se podrían crear opcionales como rango de años de antigüedad, nacionalidad, lugar de trabajo, etc. y utilizarlos a la hora de agrupar colaboradores por estas características compartidas. 

En la sección de Reportes, podemos utilizar los opcionales para filtrar los resultados según los parámetros que necesitemos con el fin de entenderlos mejor.

Mientras que en Monitoreo, podemos usar los opcionales y los filtros avanzados para poder segmentar a nuestros colaboradores y revisar su avance en las encuestas.

Gestión de opcionales

Para poder ingresar a la configuración de los opcionales, sigue estos pasos:

1. Ingresa a la Configuración de tu encuesta

2. Haz clic en Opcionales

Tipos de opcionales

Un opcional tiene dos parámetros a definir, el nombre de opcional y tipo de campo. Existen tres tipos de opcionales:

• Lista: una lista desplegable de distintos valores. 
  • Ejemplo: un opcional llamado Remoto en donde las opciones serán Sí y No dependiendo de si el usuario trabaja de forma remota o no.
• Numérico: contiene data con formato numérico 
  • Ejemplo: un opcional llamado Años en la empresa en donde se ingresará un valor numérico representando los años que el colaborador lleva trabajando en la empresa.
• Fecha: contiene una fecha 
  • Ejemplo: un opcional llamado Fecha capacitación en donde se ingresará dicha fecha.

Crear un nuevo opcional

La creación de opcionales se pueden hacer por dos medios:

Por plataforma

Para crear un opcional por plataforma, haz clic en el botón Crear opcional. En la pestaña que se abre, deberás definir el nombre del opcional y su tipo.

Por excel

Para crear un opcional por excel, debes utilizar el archivo de carga de personas. Para descargar el archivo de personas, sigue estos pasos:

1. En Participantes, selecciona a todos los participantes

2. Haz clic en Acciones

3. Selecciona Descargar base de participantes

Una vez descargada la planilla de excel, podrás agregar opcionales nuevos creando nuevas columnas. Para esto, el encabezado de cada columna debe tener el siguiente formato:

optional_nombre#tipo

• optional_: todas las columnas opcionales comienzan con este enunciado
• nombre: el nombre del opcional; puede tener espacios y mayúsculas
• #tipo: debe contener el código del tipo de opcional 

Los códigos para cada tipo de opcional son:

• Lista: #list 
• Número: #num  
• Fecha: #date

Por ejemplo, para poder cargar un opcional que indique si mis colaboradores tienen contrato indefinido o no, deberé utilizar la cabecera optional_Contrato Indefinido#list

Una vez modificado el archivo, sigue estos pasos para cargarlo:

1. Ve a Participantes

2. Haz clic en Acciones

3. Selecciona Importar usuarios del master de personas

Los nuevos opcionales aparecerán en la lista de Opcionales y podrás modificarlos y revisarlos.

Modificar un opcional existente

En la misma configuración de opcionales, podrás ver el listado de opcionales existentes. Haz clic en Opciones (tres puntos) al lado del opcional que quieras editar y luego en Editar.

En esta sección, podrás:

• Editar el nombre del opcional
• En el caso de que sea de tipo Lista, podrás editar, eliminar y agregar nuevas opciones también. Ten cuidado si es que tu proceso ya tiene información cargada en este opcional y recuerda que cualquier modificación que realices se aplicará inmediatamente. Si eliminas una de las opciones, también se le quitará a los colaboradores que la tengan.

Eliminar un opcional existente

En la misma configuración de opcionales, podrás ver el listado de opcionales existentes. Haz clic en Opciones (tres puntos) al lado del opcional que quieras eliminar y luego en Eliminar. Confirma la eliminación del opcional en cuestión haciendo clic en Eliminar.

Al eliminar un opcional eliminarás también todos los valores de este y, por lo tanto, cualquier valor asociado a los colaboradores de forma irreversible.

Actualizar el valor de un opcional para un colaborador

Para actualizar los valores de un opcional por excel, debes utilizar el archivo de carga de personas. Para descargar el archivo de personas, sigue estos pasos:

1. En Participantes, selecciona a todos los participantes

2. Haz clic en Acciones

3. Selecciona Descargar base de participantes 

En la planilla de excel, podrás revisar las columnas que inicien con optional_ y actualizar los valores para cada colaborador. No deberás tocar los encabezados de los opcionales, ya que si lo haces, crearás un nuevo opcional. Solo podrás modificar las celdas de valores para cada colaborador.

Una vez modificado el archivo, sigue estos pasos para cargarlo:

1. Ve a Participantes

2. Haz clic en Acciones

3. Selecciona Importar usuarios del master de personas

4. Arrastra tu archivo a la ventana o haz clic en Selecciona un archivo para buscarlo en tu computador