Crear tipos de solicitudes

Un tipo de solicitud es una estructura tipo creada para que el colaborador realice un requerimiento. Los tipos de solicitud se componen de:

• Información general, como el nombre y descripción
• Etapas de aprobación, incluyendo la definición de aprobadores y el formulario que cada una debe completar
• Definición de los solicitantes que podrán realizar este tipo de requerimiento

Por ejemplo, para la categoría de solicitudes General podemos contar con tres tipos de solicitudes: 

• Rendición de gastos
• Cambio de computador
• Solicitud de beneficio

Cada uno de estos tipos de solicitudes puede contar con distintos aprobadores, formularios y/o etapas de aprobación. 

Es importante que cada vez que se requiera que una solicitud tenga distintos aprobadores, formularios y/o etapas de aprobación se cree un nuevo tipo de solicitud. Solo administradores y managers podrán crear y administrar los tipos de solicitud de la empresa.

Crear un nuevo tipo de solicitud

La creación de un nuevo tipo de solicitud tiene tres secciones distintas: General, Etapas y Solicitantes.

Para crear un nuevo tipo de solicitud, sigue estos pasos:

1. Desde el Home, dirígete al módulo de Solicitudes en el menú lateral

2. Haz clic en la pestaña Administración 

3. Haz clic en Configuración

4. Haz clic en Tipos de solicitudes

5. Haz clic en el botón Agregar nuevo tipo

General

El primer paso será establecer los aspectos generales. 

• Subdominio: campo obligatorio. Debes escoger el subdominio al que estará asociado este tipo de solicitud para que pueda ser administrado por los usuarios que cuenten con permiso en dicho subdominio.
• Categoría: campo obligatorio. Debes escoger la categoría a la que estará asociado el beneficio.
• Nombre: campo obligatorio. Debes señalar el nombre del tipo de solicitud.
• Descripción: campo opcional. Describe el tipo de solicitud que estás creando.
• Cargar archivo: opcional. Puedes cargar algún documento que pueda ser descargado por los solicitantes a modo de entregarles mayor información.
• Seleccione auditores: selecciona a los usuarios auditores encargados de este tipo de solicitud. Revisa más sobre el rol de los auditores en este artículo.

Etapas

El segundo paso es definir las etapas del flujo.

En esta sección deberás establecer:

1. Las etapas de aprobación y su orden dentro del flujo
2. Los aprobadores de cada etapa
3. El tiempo de aprobación asignado
4. Si la etapa tendrá disponible la opción de derivar y/o rechazar
5. Si la aprobación de la etapa gatillará una notificación a usuarios externos al flujo
6. Los formularios que cada etapa deberá completar para aprobar
7. La etapa que gatillará el módulo asociado a la solicitud o el término del flujo. Esta configuración estará disponible en todas las etapas para que puedas elegir en cuál deseas establecerla.

Etapa 1

Esta etapa corresponderá siempre a la etapa en la que el participante realiza la solicitud. Aquí solo deberás indicar el nombre de la etapa. Además, podrás escoger y diseñar el formulario que el usuario solicitante deberá completar haciendo clic en Agregar formulario/Modificar formulario. También podrás definir si esta etapa generará alguna acción, como la creación de un proceso de Selección o vacaciones. Si no gatillará nada, puede dejar el campo Acción que gatillará vacío.

Etapa 2 y etapas sucesivas

A partir de la segunda, todas las etapas corresponden a etapas de aprobación. 

En cada etapa deberás definir:

• Nombre de la etapa
• Aprobadores: Si quieres saber más sobre tipos de aprobadores, revisa este artículo.
  • Usuarios específicos de la empresa
  • Supervisor directo del solicitante
  • El mismo solicitante
  • Segmentos
  • Manager de segmentos
  • Aprobador de etapa anterior
  • Automática
• Acción que gatillará: Podrás definir la acción específica que gatilla esta etapa, como la generación de un proceso de Selección o el descuento de días de vacaciones. Revisa el detalle de las acciones asociadas a cada categoría de solicitud en este artículo.
• Se activa a continuación de: esta configuración permite definir cuáles son las etapas anteriores que se deberán aprobar para que la etapa que estás configurando se habilite. Podrás definir una o varias etapas antecesoras. Revisa en detalle cómo construir flujos complejos con etapas paralelas de aprobación en este artículo.
• Se habilita derivar: habilita la derivación de la aprobación o rechazo de una etapa a otra persona de la organización. Esta funcionalidad es muy útil cuando el aprobador considera que no tiene las atribuciones necesarias para resolver un requerimiento o cuando un líder desea asignar la resolución a algún miembro de su equipo. Revisa el detalle de esta funcionalidad en este artículo.
• Se habilita rechazar: habilita la opción de Rechazar la solicitud. Por defecto la opción de rechazar estará activa, pero podrás desactivarla para etapas que tengan el objetivo de revisar la solicitud o añadir información, pero en las que no sea deseable que los aprobadores puedan cancelar el flujo.
• Se habilita tiempo límite: podrás establecer un tiempo máximo para que cada etapa se resuelva. Este tiempo únicamente generará una alerta visual y notificará a los aprobadores que su etapa ha vencido, sin embargo, tendrán la solicitud disponible para poder aprobarla o rechazarla. Revisa el detalle de esta funcionalidad en este artículo.
• Se activan notificaciones: permite enviar una notificación a usuarios específicos y externos al flujo cuando la etapa se haya aprobado. Esta notificación vía email incluye el 100% de los campos públicos del formulario. Revisa el detalle de esta funcionalidad en este artículo.
• Formulario: podrás definir los campos que deben completarse a la hora de aprobar o rechazar la etapa. Para los formularios de vacaciones te sugerimos utilizar el formulario predefinido de Nómina, que incluye todos los campos y validaciones necesarias para este tipo de requerimiento. Para el resto de los casos podrás configurarlos manualmente haciendo clic en Agregar/Modificar formulario.

Solicitantes

El tercer paso es definir las personas que podrán realizar el tipo de requerimiento que estás creando. 

Cuentas con tres opciones de solicitantes:

• Todos: Contempla todos los usuarios de la organización (independiente del subdominio) 
• Solo estos participantes: personas que deberás seleccionar y buscar individualmente desde el máster de personas
• Segmentos: segmentos dinámicos del máster de personas. Todos los usuarios que pertenezcan al segmento podrán realizar este requerimiento.