Configura los tipos de solicitud

Los tipos de solicitud corresponden a las estructuras tipo para realizar un requerimiento, y contempla:

• Información general, como el nombre y descripción.

• Etapas de aprobación, incluyendo la definición de aprobadores y el formulario que cada una debe completar

• Definición de los solicitantes que podrán realizar este tipo de requerimiento

Por ejemplo, para el módulo de Solicitudes Generales podemos tener un tipo de solicitud llamado "Rendición de Gastos", otro llamado "Cambio de computador", y otro "Solicitud de beneficio", donde cada uno de estos puede diferir en sus aprobadores, formularios y/o etapas de aprobación.

Es importante que cada vez que se requiera que una solicitud tenga distintos aprobadores, formularios y/o etapas de aprobación se debe crear un nuevo tipo de solicitud. 

Solo administradores y managers podrán crear y administrar los tipos de solicitud de la empresa.

Creación de un nuevo tipo de solicitud

La creación de un nuevo tipo de solicitud se realiza en 3 pasos: Generales, Etapas y Solicitantes.

Para crear un nuevo tipo de solicitud deberás dirigirte a Administración > Configuración > Tipos de solicitud > Agregar nuevo tipo.

PASO 1 > General

El primer paso será establecer los aspectos generales. 

Los campos Subdominio, Nombre y Descripción serán obligatorios. Para el campo Subdominio podrás seleccionar el subdominio al que estará asociado para que pueda ser administrado por los usuarios que cuenten con permiso en dicho subdominio. 

Además puedes cargar algún documento que pueda ser descargado por los solicitantes a modo de entregarles mayor información.

PASO 2 > Etapas

El segundo paso es definir las etapas del flujo

En esta sección deberás establecer:

1. Las etapas de aprobación y su orden dentro del flujo.

2. Los aprobadores de cada etapa.

3. El tiempo de aprobación asignado.

4. Si la etapa tendrá disponible la opción de derivar y/o rechazar

5. Si la aprobación de la etapa gatillará una notificación a usuarios externos al flujo

6. Los formularios que cada etapa deberá completar para aprobar.

7. La etapa que gatillante del módulo asociado o del término del flujo. Esta configuración estará disponible en todas las etapas para que puedas elegir en cuál deseas establecerla.

Etapa 1

Esta etapa corresponderá siempre a la Solicitud. En esta solo deberás indicar el nombre de la etapa y los campos que deben completarse haciendo clic en Modificar formulario. También podrás definir si esta etapa generará alguna acción, como la creación de un proceso de Selección o vacaciones.

Etapa 2 y sucesivas

Todas las etapas a partir de la 2 corresponden a etapas de aprobación. 

Aquí deberás definir: Nombre de la etapa, Aprobadores, Tiempo máximo de resolución, Permiso para derivar, Permiso para rechazar, Acción que gatillará, la etapa antecesora y el formulario.

• Nombre de la etapa

El nombre de la etapa te permite identificar el paso de aprobación. 

• Aprobadores

Podrás elegir entre:

• Usuarios específicos de la empresa

• Supervisor directo del solicitante

• El mismo solicitante

• Segmentos

• Manager de segmentos

• Aprobador de etapa anterior

• Automática

Revisa el detalle de aprobadores en este artículo.

• Acción que gatillará: 

Podrás definir la acción específica que gatilla alguna acción, como la generación de un proceso de Selección o el descuento de días de vacaciones.  

Revisa el detalle de las acciones asociadas a cada categoría de solicitud en este artículo.

• Se activa a continuación de:

Esta configuración permite definir cuáles son las etapas anteriores que se deberán aprobar para que la etapa que estás configurando se habilite. Podrás definir una o varias etapas antecesoras.

Revisa en detalle cómo construir flujos complejos con etapas paralelas de aprobación en este artículo.

• Se habilita derivar:

Podrás configurar si las etapas de aprobación podrán derivar la aprobación o rechazo de su etapa a otra persona de la organización. Esta funcionalidad es muy útil cuando el aprobador considera que no tiene las atribuciones necesarias para resolver un requerimiento, o cuando un líder desea asignar la resolución a algún miembro de su equipo. 

Revisa el detalle de esta funcionalidad en este artículo

• Se habilita rechazar:

Podrás configurar si la etapa tendrá disponible la acción de Rechazar la solicitud. Por defecto la opción de Rechazar estará activa, pero podrás desactivarla para etapas que tengan el objetivo de revisar la solicitud o añadir información, pero en las que no sea deseable que los aprobadores puedan cancelar el flujo.

• Se habilita tiempo límite:

Podrás establecer un tiempo máximo para que cada etapa resuelva. Este tiempo únicamente generará una alerta visual y notificará a los aprobadores que su etapa ha vencido, sin embargo, tendrán la solicitud disponible para poder aprobarla o rechazarla. 

Revisa el detalle de esta funcionalidad en este artículo

• Se activan notificaciones:

Permite enviar una notificación a usuarios externos al flujo cuando la etapa haya aprobado. Esta notificación vía email incluye el 100% de los campos públicos del formulario. 

Revisa el detalle de esta funcionalidad en este artículo

• Formulario: 

  Además podrás definir los campos que deben ser completados. Para los formularios de vacaciones te sugerimos utilizar el formulario predefinido de nómina, que incluye todos los campos y validaciones necesarias para este tipo de requerimiento. Para el resto de los casos podrás configurarlos manualmente haciendo clic en Modificar formulario. 
  
  

PASO 3 > Solicitantes

El tercer paso es definir las personas que podrán realizar el tipo de requerimiento que estás creando. 

Podrás elegir entre seleccionar a:

• Todos: Contempla todos los usuarios de la organización (independiente del subdominio). 
• Usuarios específicos: Personas seleccionas individualmente desde el máster de personas. 
• Segmentos: Segmentos dinámicos del máster de personas, todos los usuarios que pertenezcan al segmento podrán realizar este requerimiento.