Plantillas en Documentos

Una plantilla es un formato predefinido que puedes utilizar al momento de crear un nuevo documento. Si deseas saber cómo crear un nuevo documento, revisa este artículo.

Podrás definir el formato y todo el contenido de la plantilla, junto con los datos variables y la información que tomará de parte del colaborador.

Para poder crear una plantilla, debes contar con al menos una organización creada y permisos de gestión en al menos una carpeta. De esta manera, podrás tener acceso a dicha pestaña y asignar plantillas a las carpetas a las cuales tienes acceso.

Revisa cómo administrar tus organizaciones en este artículo.

Crear una plantilla

Para crear una plantilla, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Administración (engranaje) desde el Home

2. En el menú lateral, busca Aplicaciones y haz clic en Documentos

3. Selecciona la pestaña Plantillas

4. Selecciona la organización para la que quieres crear una nueva plantilla

5. Haz clic en el botón Nueva plantilla

Nombre

Corresponde al nombre que tendrá la plantilla 

Categoría de documento

Corresponde a la categoría en la que se encontrará esta plantilla, de ésta manera todos los documentos creados con ella pertenecerán a dicha categoría. Para saber cómo crear y administrar las categorías revisa este artículo.

Tipo de plantilla

Corresponde al tipo de documento al que responde la plantilla. Existen tres opciones:

• Documentos: plantilla que se utilizará para documentos de todo tipo.
• Enrolamiento: plantilla que se utilizará para el enrolamiento de los usuarios.
• Autogenerable: Un documento autogenerable es aquel que los usuarios podrán solicitar por su cuenta y descargar de forma directa sin requerir etapas de validación de las contrapartes. Puedes definir su alcance para que puedan ser descargables por toda la empresa o sólo ciertos segmentos de usuarios.

Carpeta asociada

Corresponde a la carpeta en la que se encontrará esta plantilla. Para saber cómo crear y administrar tus carpetas, revisa este artículo.

Contenido

La sección de Contenido corresponde al editor de texto en el cual definirás la estructura y el formato de tu plantilla. Tendrás disponible múltiples herramientas de edición para personalizarla. 

Te recomendamos escribir y diseñar el contenido completo dejando espacios en blanco en aquellos lugares en los que desees introducir variables.

Variables

Corresponden a datos e información que se aloja en la plataforma y que está disponible para que se inserte automáticamente a la hora de crear un documento con la plantilla en cuestión. Es información particular que le pertenece a cada usuario y que está relacionada directamente con la existencia de opcionales en el módulo o datos almacenados en el master de personas.

Si quieres saber cómo crear y administrar opcionales, revisa este artículo.

Estas variables deberán incluirse en el contenido con sus respectivos códigos. Para verlas debes ir a Mostrar variables, clickear la que necesitas y pegarla en el Contenido.

Las variables están agrupadas en distintas secciones: podrás visualizar cada una de ellas haciendo clic en su nombre y se desplegarán los códigos correspondientes o encontrarla mediante el buscador.

Por ejemplo, si deseas crear una plantilla de anexo de contrato, es probable que necesites incluir el nombre completo del colaborador junto con su RUT/DNI/ID. Para ello, deberás escribir lo siguiente en el contenido:

"Se establece en el presente documento que el colaborador {{ user.full_name }}, rut {{ user.rut }}, está de acuerdo con los nuevos términos del contrato (...)"

Al momento de generarse el documento, la plataforma reemplazará los códigos con la información del usuario que debe firmar el documento.

Importante: las plantillas deben contener variables, de lo contrario aparecerá un documento en blanco.

Vista previa

Podrás revisar cómo va quedando tu plantilla con el botón Vista previa al final de la sección de Contenido. Al hacer clic en el botón, la plataforma generará un archivo PDF con datos de ejemplo de tal forma que puedas apreciar el resultado final de la plantilla sin los códigos introducidos.

Definir quienes firman y cómo (flujo de firma)

Si quieres que todos los documentos que generes a partir de la plantilla tengan un tipo y orden de firma establecido debes activar 'Tiene flujo de firma'.

Aquí podrás definir quiénes y en qué orden deben firmar el documento que generarás a partir de esta plantilla. Puedes seleccionar una de las siguientes opciones:

• Documento sin firma: este documento no será firmado por ningún colaborador o contraparte y solo será un documento informativo. Esta opción se seleccionará por defecto cuando el archivo cargado no tenga formato PDF.

• Solo al trabajador: en este flujo solo firman los trabajadores sin necesidad de las contrapartes

• A todas las partes: flujo en donde firman contrapartes y trabajadores sin importar el orden

• Primero a las contrapartes y luego al trabajador: flujo en el que primero debe firmar el trabajador. Solo una vez que el documento esté firmado por el trabajador, se enviará un correo a las contrapartes y se habilitará el documento para que estas firmen.

• Primero al trabajador y luego a las contrapartes: flujo en el que primero deben firmar las contrapartes. Solo una vez que el documento esté firmado por la o las contrapartes, se enviará un correo al trabajador y se habilitará el documento para que este lo firme.

• Solo a las contrapartes: en este flujo solo firman las contrapartes sin necesidad del trabajador

Además, si tienes contratada la funcionalidad de Validación biométrica puedes exigirla en los documentos activando la casilla correspondiente.

Contrapartes

Cuando se seleccione la opción Primero a las contrapartes y luego al trabajador, la opción Primero al trabajador y luego a las contrapartes o la opción Solo a las contrapartes, deberás agregar a las contrapartes que deberán firmar el documento.

Para agregarlas, haz clic en el botón Agregar contraparte y selecciona una o más contrapartes haciendo clic en el cuadrado ubicado al lado izquierdo de sus nombres. Luego, haz clic en Confirmar. Las contrapartes seleccionadas deben haber sido asignadas como tales antes de crear un nuevo documento. Para saber cómo designar contrapartes, revisa este artículo.

Una vez que hayas rellenado todos los campos necesarios, haz clic en Guardar y tu plantilla ya estará disponible para ser utilizada.

Adicionalmente, podrás definir opciones avanzadas como: 

• Habilitar que las contrapartes firmen en un orden en específico, lo cual permite que al elegir contrapartes estas puedan ser re-ordenadas arrastrándolas a la posición deseada.

• Habilitar que sólo una firma sea requerida para firmar el documento. Esta funcionalidad permite asignar firmantes de reemplazo, pues al elegir múltiples contrapartes, bastará con que sólo una firme para que el documento siga su flujo. Al revisar el documento en Gestión de Documentos aparecerá que el documento fue firmado por la primera contraparte que lo hizo, el resto de las contrapartes tendrá estado 'No requerido'.

Desactivar, editar o eliminar una plantilla

La plataforma también te permitirá desactivar, editar o eliminar plantillas. Para realizar cualquiera de estas opciones, sigue estos pasos:

1.Ve a la pestaña Plantillas en Documentos

2. Selecciona la organización en la que se encuentra la plantilla

3. Busca la plantilla que desees desactivar, editar o eliminar

4. Haz clic en Acciones (tres puntos) ubicado al lado derecho de la plantilla

5. Selecciona una de las opciones:

• Desactivar: la plantilla dejará de estar disponible para ser seleccionada pero no se eliminará. Podrás volver a activarla realizando los mismos pasos pero seleccionando la opción Activar.
• Editar: podrás editar todos los campos de la plantilla y actualizarlos.
• Eliminar: la plantilla dejará de estar disponible para ser seleccionada y se borrará del registro. Esta acción es irreversible.