Carga de participantes o Segmentos

La asignación de participantes a un proceso de Encuestas & Formularios te permitirá determinar quienes serán las personas de tu organización que podrán acceder a contestar una encuesta. 

La carga de participantes se puede hacer añadiendo por colaborador o a través de segmentos, donde las personas que pertenezcan a un ambiente determinado automáticamente se cargarán a la encuesta.

Añadir participantes por colaborador

La carga por colaborador nos permite seleccionar colaboradores específicos. Acá podemos seleccionar colaboradores que pertenecen a la empresa o participantes externos de la empresa.

Carga de participantes desde la aplicación

Para agregar participantes se debe hacer clic en el botón "Agregar participantes". Se desplegará un cuadro desde el cual podrás seleccionar los usuarios que deseas incorporar a tu proceso.

Aparecerá una ventana donde se puede seleccionar participantes.

Podrás utilizar filtros avanzados para refinar tu búsqueda con la información disponible del master de personas incluyendo área, cargo, subdominio, etc...

Los colaboradores serán asignados de acuerdo a la coincidencia de su área del máster de personas con el área del proceso, es decir, si el área que el usuario posee en el máster existe en el proceso, entonces será asignado a dicha área.

En el caso que el área que posee en el máster no exista en el proceso, este colaborador será asignado al área por defecto: "Sin área".

Carga de participantes desde excel

También podrás añadir participantes a tu proceso de forma masiva vía excel. Esta opción te permitirá añadir tanto usuarios existentes en el máster de personas de tu empresa como nuevos usuarios externos.

Al hacer clic tanto en "Importar usuarios del master de personas" como "Importar usuarios externos" aparecerá una ventana para cargar el archivo Excel y un link para una plantilla de ejemplo a llenar.

La primera fila es informativa de los campos que se deben llenar. Esta fila debe ser eliminada antes de hacer la carga.

Importar usuarios del master de personas

Estos usuarios son los que pertenecen a la empresa y ya han sido cargados al master de persona. La plantilla cuenta con dos columnas, ambas obligatorias:

Importar usuarios externos de la empresa

Al querer hacer una encuesta a personas que no pertenecen a la empresa se deben agregar y solo se podrá hacer invitaciones con link directo a la encuesta. Existen varios campos a llenar, los que son obligatorios son los siguientes:

Carga de Segmentos

Los segmentos son grupos de participantes que siguen una estructura lógica. Por ejemplo, todas las personas que llevan menos de 3 meses en la empresa. Los participantes de la encuesta se actualizarán automáticamente cuando entran o salen de un segmento.

En el ejemplo mencionado un usuario al cumplir más de 3 meses en la empresa este ya no podrá responder, si ya respondió cuando pertenecía al segmento entonces su respuesta se quedará guardada.

Al hacer clic en agregar segmento, aparecerán todos los segmentos que han sido cargados al master. Seleccionaremos los segmentos "Directorio" y "Área Matrix".

Hacemos clic en agregar y vemos la cantidad de usuarios que pertenecen a cada segmento.

Hacemos clic en agregar y vemos la cantidad de usuarios que pertenecen a cada segmento. Notar que en "Directorio" hay 8 participantes y en "Área Matrix" 6, pero observamos que hay un total de 13 participantes, esto se da ya que un usuario pertenece a ambos segmentos.

Si queremos ver cuales son los participantes de un segmento debemos hacer clic en "Ver detalles".

Aparecerá una ventana con cada participante de un segmento.

Cambiar entre segmentos y participantes

Para cambiar entre el tab de colaboradores o de segmentos debe no haber personas o segmentos cargados en el proceso como indica el tooltip.

Para eliminar un segmento se debe hacer clic en un tacho de basura.

Tomar en cuenta que esto puede alterar los resultados al remover participantes de la encuesta.