7. Cargar asignación de Familia de Competencias

"Luego de cargar las competencias al proceso, debes asignarlas a las evaluaciones de cada categoría."

Luego de registrar todos los dominios, competencias y conductas que tendrá el proceso, se deben registrar a las diferentes evaluaciones que tendrá el proceso.

Para ello, el Administrador del proceso deberá ingresar a:

Configuración/Competencias/Diccionario de Competencias

Desde aquí, el usuario deberá hacer clic en el botón "Gestión de preguntas" en donde se desplegará un listado de archivos descargables, de este listado, se deberá hacer clic en "Descargar asignación  de Familias" en donde la plataforma enviará un email con una plantilla que contiene las competencias y las categorías de evaluación:

Al hacer clic en el botón "Descargar el reporte excel" del correo, se descargará automáticamente un archivo excel el cual se debe ver similar a esta imágen:

A continuación se explica cada columna de este archivo:

• type_item: Identifica si el valor correspondiente es un item de tipo competencia, conducta, dominio o formulario. Al igual que en el excel de competencias, la plataforma se refiere a cada item como:
  
  Competencia: competencegroup.
  Conducta: competences.
  Formulario: form.
  
  No es necesario que el usuario modifique estos datos.

• name_item: Es el nombre de la competencia, conducta o formulario que se cargo desde el archivo excel de competencias. No es necesario que el usuario modifique estos datos. 

• competence_code: Es el código que la plataforma a otorgado a cada item para identificarlo. Este campo es informativo y no hay que modificarlo.

Luego de estas columnas con información proveniente del proceso, que no son modificables por el usuario, se deberá llenar las columnas que contienen las evaluaciones creadas por el proceso. El proceso, une o hace una combinatoria de las categorías creadas y las familias de competencias asignadas a los colaboradores del proceso, por ejemplo, utilizando el ejemplo base del paso 0 , se deberían crear las siguientes evaluaciones:

Evaluaciones de Patricio ( Familia de competencia cargada: Diseñador)

• 1 de categoría Descendente ( Perteneciente al Jefe).

• Al menos 1 de Pares ( Pertenecientes a los compañeros de Patricio).

• Autoevaluación.

Evaluaciones de Andrea ( Familia de competencia cargada: Periodista)

• 1 de categoría Descendente ( Perteneciente al Jefe).

• Al menos 1 de Pares ( Pertenecientes a los compañeros de Patricio).

• Autoevaluación.

Al ingresar estas categorías de evaluación y las 2 familias de competencias ( Diseñador y periodista) La plantilla excel de familia de competencias descargada deberá mostrar las siguientes columnas:

diseñador_descendente
diseñador_pares
diseñador_autoevaluación

periodista_descendente
periodista_pares
periodista_autoevaluación

Como se muestra, en total son 6 evaluaciones, a las cuales el administrador del proceso, desde la plantilla excel de familia de competencias, deberá indicar:

Las ponderaciones de cada competencia en la evaluación

Las preguntas que se evaluarán en cada evaluación

Para ello, el Administrador del proceso ,deberá marcar con una x minúscula, la conducta o formulario que se evaluará en cada evaluación y registrar la ponderación de la competencia perteneciente a esas conductas ya marcadas, por ejemplo:

Las ponderaciones de las competencias evaluadas perteneciente a un dominio deberán sumar siempre 100.

Por ejemplo, si  en la evaluación diseñador_pares, necesito que sean evaluadas, la conducta 1 de la competencia 1,2 y 3 del dominio de desempeño y además necesito que se evalúe la conducta 2 y 3 de la Competencia 3 del dominio de desempeño, entonces, deberé marcar con una x esas conductas que deseo evaluar y, además, registrar las ponderaciones de las competencias, de manera que la suma de éstas, resulte en 100 %. Por ejemplo:

Si se suma esa columna marcada con rojo, es decir, 50+25+25 resulta 100 %, lo cual es correcto. Lo mismo deberá ocurrir con las demás evaluaciones. Si no se requiere evaluar una conducta en una evaluación, simplemente se deberá dejar en blanco o sin x, lo mismo debe ocurrir con la competencia, si la competencia de una dominio no será evaluada, entonces no se deberá registrar ponderación, pero las competencias que si sean evaluadas y que pertenezcan al mismo dominio, si se deberá registrar su ponderación, por ejemplo:

Si se suma esa columna nuevamente, es decir, 70 + 30, también resulta 100, lo cual es correcto.

De esta forma se deberán llenar las 6 evaluaciones según el ejemplo base, en donde se van a generar 6 evaluaciones con preguntas diferentes y con distinta ponderación , según requiera el Administrador del proceso.

Es importante destacar que si el proceso posee 3 dominios, por ejemplo, se deberán realizar 3 cargar, es decir, 1 carga por dominio. Esto es porque la plataforma al cargar los dominios, suma las ponderaciones de arriba a abajo y si se cargan todos los dominios con sus competencias, resulta un numero mayor que 100, lo cual es incorrecto. 

Las cargas correctas para un proceso con 3 dominios (Desempeño, Potencial y Madurez) seria por ejemplo:

Primera carga del dominio desempeño:

Segunda carga con el dominio Madurez:

Última carga o tercera carga con dominio de Potencial:

Las 3 cargas las deberá realizar el administrador del proceso en:

Configuración/Competencias/Diccionario de Competencias

En el botón Gestión de preguntas/Cargar asignación de Familias

Si el administrador del proceso descarga nuevamente el excel de familia de competencias, deberá observar los datos registrados de las 3 cargas ya realizadas:

Realizada la carga de preguntas por evaluación, ya es posible cargar la tabla de conversión también a través de un archivo excel.

 > Continuar al paso 8: 8. Cargar tabla de conversión