Crear y enviar múltiples documentos (envío masivo)

Cuando necesitas enviar muchos documentos a muchas personas, por ejemplo durante un proceso de onboarding, puedes utilizar la funcionalidad de envío masivo. Esto te permite crear y enviar múltiples documentos en un solo flujo, con flujos de firma preconfigurados y sin tener que repetir pasos por cada archivo.

Pasos para crear documentos de forma masiva

1. Ingresa al módulo Documentos > sección Gestión de Documentos.

2. Haz clic en el botón Crear documentos.

3. En el campo Tipo de documento, selecciona la opción Desde plantilla.

4. Se habilitará un nuevo campo llamado Plantillas. Desde ahí, podrás:

   • Buscar y seleccionar múltiples plantillas desde la lista desplegable.

   • Solo verás plantillas válidas (se excluyen las de enrolamiento y las autogenerables).

   • Podrás conocer los detalles de la plantilla haciendo clic en Vista previa.

Selección de destinatarios

Después de seleccionar las plantillas, deberás definir quiénes recibirán los documentos. Puedes hacerlo de dos maneras:

• Aplicando filtros: por ejemplo, por área, cargo, antigüedad, etc.

• Seleccionando personas manualmente desde el listado de colaboradores.

Todos los documentos seguirán el flujo de firma predefinido que tenga cada plantilla, sin posibilidad de personalización en este paso. Esto asegura consistencia y velocidad.

Envío y notificaciones

Una vez confirmado el envío:

• Cada destinatario recibirá todos los documentos seleccionados.

• Solo se enviará un correo por persona indicando que tiene documentos pendientes de firma (no uno por documento). Estas notificaciones dependarán de los flujos de firma configurados

• Cuando los documentos sean firmados, se notificará individualmente por cada uno finalizado.