Opcionales en Documentos

Los opcionales corresponden a información adicional que desees agregar a la creación de plantillas en el módulo de Documentos. Son las variables que puedes aplicar en las plantillas de los documentos y que se completarán automáticamente con la información que asocies a cada colaborador. 

Los opcionales, al igual que las plantillas, deben pertenecer a una organización en específico. 

Gestión de opcionales

Solo los administradores de empresa y aquellos roles con permiso a las acciones de configuración de la sección de Opcionales tendrán acceso a administrarlos.

Para poder ingresar a la configuración de opcionales, sigue estos pasos:

1. Desde el Home, ingresa a la Administración (tuerca) de tu empresa

2. En el menú lateral, busca Aplicaciones y haz clic en Documentos

3. Haz clic en la pestaña Opcionales

Crear un opcional

Para crear un opcional, sigue estos pasos:

1. En la pestaña Opcionales, busca la sección Organización

2. Haz clic en el desplegable y selecciona la organización a la que pertenecerá el opcional a crear

3. Haz clic en Crear opcional

4. En Nombre del campo, escribe el nombre del opcional

5. En Tipo de opcional, selecciona si el opcional es de tipo lista, texto o numérico

6. Si es necesario, define el nombre del opcional en distintos idiomas haciendo clic en ellos

7. Haz clic en Guardar

Los tipos de opcional existentes corresponden a los siguientes:

• Tipo lista: corresponde al opcional estándar y permite escoger entre un listado desplegable de opciones. Acepta valores alfabéticos y alfanuméricos.
• Tipo texto: corresponde a un campo de texto libre en el que podrá escribirse cualquier valor. Acepta valores alfabéticos y también alfanuméricos.
• Tipo numérico: corresponde a un campo de texto que solo acepta valores numéricos.

Editar o eliminar un opcional

Para editar o eliminar opcionales, sigue estos pasos:

1. En Opcionales, selecciona la Organización a la que pertenece el opcional a editar o eliminar

2. Busca el opcional en el listado

3. Haz clic en el ícono de tres puntos ubicado al lado derecho del opcional

4. Selecciona la opción Editar o Eliminar

• Editar: podrás editar todos los campos del opcional
• Eliminar: eliminarás el opcional y toda la información contenida en él de los colaboradores. Esta acción es irreversible.

5. Confirma los cambios haciendo clic en Guardar o Eliminar

Carga de opcionales

Si deseas saber más sobre cómo cargar información a los opcionales de cada colaborador de forma individual, revisa este artículo.

Si necesitas cargar información a los opcionales y al perfil de cada colaborador de forma masiva, puedes solicitar asistencia de tu Project Manager o directamente del equipo del Customer Support Center al chat de burbuja azul ubicado al lado derecho de la plataforma.