Crear un nuevo documento

Requisitos para crear documentos

Para crear un documento debes contar con permisos de gestión en al menos una carpeta del módulo de Documentos.

Pasos para crear un documento

1. Dirígete al módulo Documentos desde el Home

2. Haz clic en la sección Gestión de Documentos

3. Haz clic en el botón Crear documento

La plataforma te mostrará la interfaz de creación de un documento, la que incluirá dos secciones a completar: Reglas y Firmantes.

Sección 1: Reglas

Aquí defines las condiciones del documento. Los campos a completar son:

1. Nombre del documento

Corresponde al nombre con el que el documento aparecerá para todos los colaboradores. Si no lo defines, se usará el nombre del archivo cargado. Así mismo, si seleccionas más de uno, éstos tendrán el nombre de cada archivo o plantilla seleccionada.

2. Tipo de documento

Elige si tu documento será:

• Archivo: Podrás cargar distintos tipos de archivos (PDF, imágenes, videos, archivos de texto, entre otros), pero solo los archivos en formato PDF podrán ser firmados.
• Desde plantilla: el documento se generará a través de una o más plantillas con la información que éstas contengan. Para saber más sobre plantillas y cómo crearlas, revisa este artículo. Para conocer el flujo para Crear y enviar múltiples documentos desde plantillas visita este artículo.

3. Carpeta asociada

Corresponde a la carpeta en la que se alojará el documento que crearás. En caso de crear archivos a partir de una plantilla, éstos quedarán alojados en las carpetas configuradas en cada una de ellas. Importante: sólo se enlistarán aquellas a las que tienes permisos de gestión. 

4. ¿Quiénes firman?

Selecciona el flujo de firma entre estas opciones:

• Documento sin firma: Solo informativo. Se asigna automáticamente si el archivo no es PDF.

• Solo al trabajador: Solo el trabajador firma

• A todas las partes: Trabajadores y contrapartes firman, sin orden.

• Primero a las contrapartes y luego al trabajador: Las contrapartes firman antes que el trabajador.

• Primero al trabajador y luego a las contrapartes: El trabajador firma primero.

• Solo a las contrapartes: Solo las contrapartes firman.

• Firmantes múltiples: Documento se envía a todas las personas al mismo tiempo, incluso externas a la empresa.

Si tu empresa tiene activada la validación biométrica, podrás exigirla en este paso.

5. Contrapartes

Si seleccionaste un flujo que involucra contrapartes, deberás definir quiénes son:

1. Haz clic en Agregar contraparte.
2. Selecciona una o más personas desde la lista disponible.
3. Confirma con el botón Confirmar.

Asegúrate de haber designado previamente a las contrapartes en la configuración general. Más info en este artículo.

Opciones avanzadas

• Orden específico de firma: puedes arrastrar para definir el orden de firma entre contrapartes.
• Solo una firma requerida: si hay múltiples contrapartes, basta con que una firme. El resto aparecerá como “No requerido”.

• Validación biométrica: Si tienes contratada la funcionalidad de Validación biométrica puedes exigirla en los documentos activando la casilla correspondiente.

Una vez que completes todos estos campos, haz clic en Continuar para pasar a la sección de Firmantes.

Sección 2: Firmantes

Aquí defines a los colaboradores que deben firmar el documento:

1. Verás una lista de todos los colaboradores disponibles.

2. Marca los que desees incluir usando el checkbox a la izquierda de sus nombres.

3. Puedes filtrar por áreas, cargos u otras variables.

4. Una vez listos, haz clic en Finalizar.

Recuerda que podrás enviar documentos a colaboradores con estado de enrolamiento Pendiente o En progreso, pero estos no podrán firmarlos. Para saber más sobre la visualización de documentos sin enrolamiento, revisa este artículo.

¿Y luego?

Después de finalizar la creación, el documento se enviará automáticamente a los firmantes siguiendo el flujo definido. Puedes hacer seguimiento desde la sección Gestión de Documentos.

Si deseas saber cómo administrar los documentos que ya creaste, revisa este artículo.