Descripción
Validador Normal o Jerárquico es aquel que es asignado a un evaluador para que pueda revisar los resultados de las evaluaciones realizadas por éste y las pueda rechazar o aceptar, si las acepta , se sigue con la siguiente etapa del proceso de desempeño (Ej: Feedback) y si las rechaza, debe escribir un mensaje de rechazo al evaluador, y el evaluador, deberá realizar nuevamente la evaluación y enviarla otra vez al validador.
Configuración de la Validación Normal o Jerárquica
A continuación se explica paso a paso cómo configurar una validación Jerárquica o Normal:
1. Asignar un Validador Jerárquico o normal
Como primer paso para configurar una Validación, es necesario indicar al sistema que colaborador del proceso será validador. Para ello existen dos maneras , la primera, a través del archivo o plantilla excel de carga de personas y la segunda que es directamente a través del sistema Rankmi.
A través de plantilla excel de carga de participantes o personas
La celda "Validator" significa que aquel colaborador que se coloque allí validará de forma normal a todas las evaluaciones del colaborador al cual se está asociando, es decir, si Alejandra evalúa a 5 colaboradores y en la plantilla excel se ha puesto que Alejandra será validada por Manuel Torres (Validator) , Manuel deberá validar esas 5 evaluaciones de Alejandra.
En la columna "Validator" se debe llenar con el identificador de aquel colaborador que será validador.
Directamente a través del perfil del participante que se encuentra en el proceso de desempeño:
Para asignar un validador que valide de forma normal directamente en Rankmi, el usuario administrador del proceso deberá ir a Configuración > Participantes, desde aquí se deberá seleccionar al colaborador al cual se le asignará un validador que valide o apruebe todas las evaluaciones que el realice, para ello se deberá hacer clic en el icono que permite editar al colaborador, después en el perfil del colaborador se debe ingresar a evaluaciones > Pestaña "validado por". En esta instancia, el usuario administrador deberá hacer clic en el botón "Agregar validador" en donde el sistema desplegará un Popup para seleccionar el validador. A continuación se muestra un ejemplo de esta sección:
2. Activar y Configurar la etapa de Validación
En este segundo paso, el usuario Administrador deberá ir a Configuración > Etapa de validación, en donde el sistema desplegará la siguiente pantalla:
Después deberá habilitar el Switch o botón " Activar la etapa de validación". Desde aquí el sistema mostrará diversas opciones entre las cuales se encuentra:
Mostrar por Grupo: Significa que se verán los evaluadores a los cuales se requiere validar las evaluaciones que han realizado o han enviado a validación. Estarán separados por Evaluación normal y evaluación matricial, tal como se muestra a continuación:
Mostrar por Lista: Significa que el usuario validador verá todas aquellas evaluaciones que debe validar sin estar agrupadas por evaluador, además, se podrá ver los resultados a través de una matriz o a través de un gráfico de distribución:
Si se escoge la opción de activar 9 box o matriz, el sistema desplegará un botón configurar en donde se deberá configurar los cuadrantes de la matriz, sus etiquetas, sus rangos, colores y valores. Si se escoge Activar distribución, el sistema desplegará un gráfico de barras con los resultados obtenidos , tal como se muestra a continuación:
Para configurar este gráfico el usuario deberá hacer clic en el botón "Configurar" el cual despliega un Popup que permite elegir un dominio o las competencias de un dominio como resultado.
Validar sólo una vez: Significa que si la validación normal está realizada, no se podrá volver a realizar, independientemente si fue aceptada o rechazada, el ciclo de validación se termina.
Validación opcional para realizar feedback: Si está habilitada esta opción significa que si está o no finalizada la validación igualmente se podrá ir a la etapa de Feedback.
Validador puede ver la autoevaluación del colaborador: Esto significa que si está activada la opción Mostrar por "Lista", habrá una columna que muestre el resultado de la autoevaluación del colaborador o evaluado, tal como se muestra a continuación:
Nota: Si está la opción "Mostrar por grupo" activada y la opción "Validador puede ver la autoevaluación del colaborar" también está activada, no se podrá ver el resultado de la autoevaluación.
Opciones para envío de emails de notificación: Rankmi ofrece la posibilidad de enviar correo electrónico a los evaluadores si: Son aceptadas de manera masiva todas sus evaluaciones, es aceptada una evaluación o es rechazada una evaluación.
3) Validar Evaluaciones
Una vez configurada la validación, lo que se requiere ahora es validar una evaluación, para ello, se deberá iniciar sesión en el sistema con un usuario validador, para este ejemplo, se tienen los siguientes datos:
Patricio es validado de forma normal por Abraham Labra, esto quiere decir que Abraham deberá aceptar o rechazar las evaluaciones que le envie el evaluador Patricio. Para este ejemplo, Patricio enviará a validar una evaluación que le hizo a Alejandra.
Para enviar una evaluación finalizada a validación Patricio deberá hacer clic en el botón "Enviar a validación" , tal como se muestra a continuación:
Sin embargo, el botón de envío a validación es posible que se encuentre deshabilitado debido a dos razones:
Patricio no tiene un validador asignado.
Es posible que la categoría que esté evaluando Patricio a Alejandra no esté habilitada para ser validada.
Al iniciar sesión con Abraham, que es un usuario Validador, deberá ingresar al proceso que debe validar, desde aquí deberá ingresar en la pestaña Validación:
Si el usuario hace clic en el botón "Revisar evaluaciones" el sistema deberá mostrar la evaluación que hace Patricio a Alejandra, por ejemplo:
Desde esta interfaz Abraham podrá Aceptar o Rechazar la evaluación que le hizo Patricio a Alejandra:
A) Evaluación Rechazada:
Si la evaluación que hace Patricio sobre Alejandra es rechazada por el validador, el validador deberá escribir un comentario explicando la razón de su rechazo, tal como se muestra a continuación:
Cuando se envía el comentario, automáticamente la evaluación queda no validada o rechazada en la vista del Validador:
En el momento que Patricio inicie sesión e ingrese a sus evaluaciones verá la evaluación realizada a Alejandra de la siguiente manera:
Si Patricio hace clic en "Continuar Evaluación" el sistema desplegará la siguiente pantalla:
En la ilustración anterior, se puede apreciar que la plataforma le indica al evaluador que la evaluación de Alejandra tiene comentarios debido a la validación realizada por Alejandro, al hacer clic en este mensaje, se despliega automáticamente el comentario del validador Alejandro.
B) Evaluación Aceptada:
Si la evaluación que hace Patricio sobre Alejandra es Aceptada, el sistema desplegará el siguiente mensaje en la vista del validador:
Si es aceptada la validación normal Patricio podrá realizar el Feedback de Alejandra terminando así el flujo de la validación:
