Descripción
El usuario Verificador es aquel que se asigna a un Evaluado o Colaborador y que le corresponde verificar a los evaluadores de éste.
Asignar un Verificador a un Evaluado
A) Desde la plantilla de participantes en la columna "verifier"
Para asignar este verificador a un colaborador que será evaluado, se deberá hacer mediante la plantilla de personas, en la columna verifier, tal como se muestra a continuación:
B) A través del perfil del colaborador o información del colaborador en la pestaña "Verificado por"
Un usuario verificador también puede ser cargado a un colaborador seleccionandolo directamente desde la plataforma en Configuración > Participantes >"Seleccionar un colaborador> Evaluaciones> Verificado por: > "Agregar verificador, tal como se muestra a continuación:
Cuando el usuario administrador hace clic en el botón para agregar un verificador, la plataforma despliega el siguiente popup, tal como se muestra a continuación:
Activar al usuario verificador en el proceso de Desempeño
Además de activar la etapa de verificación en Configuración General > Etapa de Verificación el usuario Verificador puede ser activado en dos estados específicos del proceso:
En Verificación
En Configuración General > Etapa de Verificación se deben habilitar las siguientes dos opciones :
¿Verificador puede acceder a la etapa de verificación?
¿Verificador puede ver la página “personas que debo verificar”?
En Evaluación
En Configuración General > Etapa de Verificación se deben habilitar la siguiente opción :
¿Verificador puede ver la página “personas que debo verificar”?.
Acceso desde otros estados del proceso
Se podrá acceder a la verificación si es que el proceso se encuentra en alguno de los siguientes estados también: Fijación de objetivos o En Feedback.
Flujo y Privilegios de un usuario Verificador
El flujo que puede seguir un colaborador que es Verificador son tres en general y dependerán de sus privilegios para agregar o eliminar evaluadores a un evaluado. También, puede eliminar o agregar evaluados que se le asignaron a verificar.
1) Agregar o Eliminar Evaluados asignados a verificar
En este caso el usuario Verificador por defecto podrá eliminar o agregar directamente aquellas personas o colaboradores que le asignaron a verificar, es decir, los evaluados. Cuando el ingrese a la interfaz de la etapa de verificación, verá lo siguiente:
Cómo se puede ver en la ilustración anterior el usuario verificador tiene una lista de colaboradores a los cuales debe verificar. Las opciones que permite realizar desde esta interfaz son las siguientes:
Solicitar eliminar: Permite enviar una solicitud al usuario administrador ****del proceso para que se elimine al colaborador de su lista debido a diferentes motivos. Cuando envie esta solicitud de eliminación el Verificador ya no podrá acceder a Verificar al colaborador debido a que tiene bloqueado el botón "Verificar evaluaciones", tal como se muestra en la siguiente imagen:
El usuario administrador puede ver esta solicitud en Monitoreo >Solicitud de cambios
Al hacer clic en una solicitud podrá ver el siguiente modal:
A continuación se describe todas las opciones disponibles para el Administrador cuando recibe una solicitud de eliminación desde el modal anterior:
Descartar: El usuario administrador rechaza la solicitud, y al hacerlo, deberá escribir un comentario explicando el motivo del rechazo al usuario solicitante. Cuando el usuario verificador le hayan rechazado la solicitud, podrá ver el comentario de rechazo desde la lista de colaboradores que debe verificar y tendrá habilitado nuevamente el botón que permite verificar al colaborador.
Nota: Cuando le llega este mensaje al verificador, el si o si debe verificar al colaborador, no tiene posibilidad de solicitar eliminarlo nuevamente.
Aceptar: Permite aceptar la solicitud del usuario verificador , en donde se elimina de la lista de éste al colaborador automáticamente. Si el verificador ha propuesto a un nuevo verificador para el colaborador, se cambiará automáticamente de verificador.
Resuelto: Es un botón azul llamado "Resuelto" que le aparece al Administrador, se encarga de dejar la solicitud de eliminación del verificador como "Resuelta" pero sin efecto, es decir, cambia de estado a resuelto de la solicitud pero no elimina al colaborador de la lista del verificador. Este botón no aparece cuando el colaborador solicita agregar a un colaborador para verificar.
Solicitar añadir personas: Permite añadir un nuevo colaborador para que sea verificado. Esta solicitud es enviada al administrador del proceso, quién debe analizar si efectivamente se puede agregar al colaborador a la lista de colaboradores que debe verificar el verificador, si la solicitud es aceptada, se añadirá al colaborador a la lista que debe verificar el usuario verificador, si es rechazada la solicitud, deberá escribir un comentario de rechazo.
A continuación se describe todas las opciones disponibles para el Administrador cuando recibe una solicitud para añadir una persona:
Aceptar añadir a la lista colaborador: Se acepta la solicitud sin comentarios y el verificador puede ver y verificar al colaborador en su lista y ver sus evaluadores.
Descartar añadir colaborador a la lista: El administrador rechaza la solicitud de añadir ingresando un comentario de rechazo, sin embargo, el verificador no puede ver este comentario y no sabe nunca si la solicitud fue rechazada y por qué.
¿ Qué sucede si no quiero que el verificador solicite agregar y eliminar colaboradores a verificar ?
Los botones de Solicitar añadir o solicitar eliminar un colaborador a verificar se pueden mostrar u ocultar a través del siguiente botón:
2) Sólo visualizar listado de evaluadores en la categoría en la que está siendo evaluado el colaborador
En la configuración de la categoría en donde tiene acceso el Verificador se podrá configurar si sólo ve el listado de evaluadores:
El flujo para este caso sería el siguiente:
Verificador ingresa a verificar a los evaluadores del colaborador.
Sólo puede ver los evaluadores del colaboradores y no realizar ningún cambio.
El evaluador del evaluado podrá realizar la evaluación normalmente sin que el verificador haya finalizado la verificación.
3) Solicitar Eliminar y/o Solicitar agregar evaluadores al evaluado
Para que el Verificador tenga este privilegio de solicitar eliminar o agregar evaluadores al evaluado, el Administrador del proceso deberá activar la segunda opción del modal de la configuración de la categoría:
Una vez activado, el verificador cuando ingrese a verificar a un evaluado, podrá ver los siguientes botones en la categoría:
Solicitar Eliminar evaluador: Si solicita eliminar un evaluador ocurre lo siguiente:
a) El evaluador en su listado de evaluación le aparece el estado de la evaluación como "Solicitud enviada" y no puede realizar la evaluación de esa persona, tal como se muestra a continuación.
b) Al Administrador en Monitoreo > Solicitudes de cambio le llega la solicitud de eliminación de evaluador y puede realizar las siguientes acciones con la solicitud:
Descartar solicitud: Si la solicitud es rechazada o descartada, entonces el evaluador se queda en la lista de evaluadores del colaborador y el verificador no puede volver a eliminar a este evaluador y , por último, puede ver el comentario de rechazo en donde estaba el botón solicitar eliminar tal como se muestra a continuación:
Por el lado del evaluador, ya puede realizar su evaluación normalmente después del rechazo.
Solicitud Resuelta: Al marcar como solicitud resuelta , la solicitud queda como resuelta, pero la eliminación del evaluador no sucede, por lo que, el verificador puede enviar nuevamente la solicitud de eliminación.
Solicitud aceptada: Cuando el administrador acepta la solicitud de eliminación de evaluador del Verificador , el Administrador debe poner las ponderaciones del colaborador, tal como se muestra a continuación:
Luego, en el listado de evaluadores del colaborador, el evaluador de desaparece al igual que en su perfil en la pestaña "Evaluado por".
4) Agregar o eliminar directamente con un usuario Verificador
Verificador puede agregar directamente un nuevo evaluador para el colaborador en la categoría a la cual tiene acceso o puede eliminar directamente un evaluador a la categoría que tiene acceso. Para ello el administrador del proceso debe activar la siguiente opción en la configuración de la categoría donde el verificador tiene acceso:
Como se puede observar, el verificador podría agregar y eliminar a la vez , o, agregar o eliminar.
Un verificador con estos privilegios, podrá ver una vista de los evaluadores del colaborador como se muestra a continuación:
La plataforma agrega o elimina el evaluador sin pasar por una solicitud al administrador. El verificador puede eliminar al evaluador siempre y cuando la evaluación esté en progreso o no comenzado, una vez que el evaluador haya finalizado la evaluación, el verificador ya no podrá eliminarlo, debido a que el botón "Eliminar" Estará bloqueado.
¿Qué permite la opción cantidad máxima de selección de evaluador por categoría?
Esta opción permite indicar la cantidad máxima de veces que un evaluador puede ser agregado por un Verificador a una categoría X en distintos evaluados o colaboradores. Al momento de agregarlo y sobrepasar este número máximo de veces la plataforma arroja el siguiente mensaje:
A continuación un video de Ejemplo:
Si previamente el evaluador fue cargado una cantidad mayor al máximo de selección por categoría y el verificador intenta agregarlo una vez más a la categoría como evaluador, el sistema inmediatamente va arrojar error, pero sólo en ese instante y no al entrar a la verificación. Por lo demás, el administrador como tal , puede agregar o seleccionar al evaluador las cantidades que requiera a pesar de ésta restricción para el Verificador.
Si el evaluador no aparece en ninguna categoría de los colaboradores a verificar pero por configuración del proceso el evaluador a agregar ya es evaluador de otro colaborador que el verificador no verifica, igualmente la plataforma arroja el error.