Roles y permisos de usuario en Documentos

Modificado el Wed, 23 Aug 2023 a las 01:55 PM

TABLA DE CONTENIDOS


La sección de Roles y permisos del módulo Documentos te permitirá crear distintos roles con distintos permisos y asignarlos a los usuarios que necesites. Estos usuarios podrán realizar distintas acciones según lo que configures y apoyarte en la administración del módulo.


Para ingresar a la administración de Roles y permisos, sigue estos pasos:


1. Desde el Home, dirígete a la Administración (tuerca) de la empresa

2. En el menú lateral, busca Aplicaciones y haz clic en Documentos

3. Haz clic en la pestaña Roles y permisos


Roles

Crear roles

Un rol corresponde a un perfil de usuario que cuenta con permisos para realizar ciertas acciones predefinidas por ti como administrador de empresa. Podrás crear distintos roles con permisos diferentes que te ayudarán a administrar ciertas secciones del módulo Documentos sin cruzar sus funciones.


Por ejemplo, puedes crear un rol de usuario que se encargue solo de la creación, modificación y eliminación de plantillas, pero que no cuente con acceso a enrolar nuevos usuarios. A su vez, puedes contar con un rol encargado únicamente del enrolamiento de nuevos usuarios sin contar con acceso a plantillas.


Para crear un nuevo rol, sigue estos pasos:


1. En Roles y permisos, selecciona la pestaña Roles

2. Haz clic en el botón Crear rol

3. Asígnale un nombre a este nuevo rol

4. Asigna los permisos correspondientes al rol haciendo clic en los interruptores

5. Haz clic en Crear rol

6. El rol ya estará disponible para asignarlo a el o los usuarios que gustes



Los permisos y acciones disponibles son las siguientes:


Acciones de configuración

  • Administradores
  • Organizaciones
  • Carpetas
  • Opcionales
  • Contrapartes
  • Plantillas


Para cada acción de configuración, puedes permitir:

  • Crear: permite crear administradores/organizaciones/carpetas/opcionales/contrapartes/plantillas dependiendo de a qué sección se otorgue el permiso
  • Editar: permite editar todos los campos editables en la sección en cuestión (administradores/organizaciones/carpetas/opcionales/plantillas)
  • Borrar: permite borrar todo lo que pueda ser eliminado en la sección en cuestión (administradores/organizaciones/carpetas/opcionales/contrapartes/plantillas)
  • Ver: solo lectura; los usuarios solo podrán visualizar la información y data existente pero no crear, editar ni eliminar


Acciones de gestión

  • Gestión de documentos
  • Enrolamiento
  • Segmentos
  • Centro de importación


Para cada acción de gestión puedes definir:

  • Permitir: permite que los usuarios realicen la gestión señalada
  • Solo lectura: permite que los usuarios solo visualicen los módulos de estas gestiones pero no puedan realizar ninguna acción


Modificar o eliminar roles

Cuando ya tenemos roles creados, podrás editarlos o eliminarlos a tu gusto.


Para realizar cualquiera de las dos acciones, sigue estos pasos:


1. En Roles y permisos, busca el rol que deseas editar o eliminar

2. Haz clic en Acciones (tres puntos) ubicado al lado derecho del rol

3. Selecciona una de las dos opciones

  • Editar: permite quitar los permisos que tenga activos el rol o agregar nuevos. Los permisos de los usuarios que tengan asignado este rol se actualizarán de inmediato.
  • Eliminar: permite borrar el rol creado. Los usuarios que tengan asignado este rol dejarán de tener acceso a los permisos de forma inmediata. Esta acción es irreversible. 

4. Confirma la acción



Usuarios

Asignar un rol a uno o más usuarios

Cuando ya tengas uno o más roles creados, podrás asignarlos a uno o más usuarios. Estos usuarios pasarán a tener los privilegios que seleccionaste en el rol que les asignes apenas guardes los cambios.

 

Para asignar un rol a uno o más usuarios, sigue estos pasos:


1. En Roles y permisos, dirígete a la pestaña Usuarios

2. Haz clic en el botón Asignar rol

3. Busca y selecciona uno o más usuarios haciendo clic en el campo y luego haciendo clic en el usuario. Podrás seleccionar cualquier usuario existente en el máster de personas. Si deseas seleccionar más de uno, simplemente vuelve a buscar otro usuario y haz clic sobre él.

4. En Rol a asignar, selecciona el rol que quieres asignarle a el o los usuarios ya escogidos

5. En Segmentos, selecciona a los segmentos del master a los que aplicarán los permisos del rol asignado. Si no seleccionas ninguno, los permisos se aplicarán a toda la empresa. 

6. Haz clic en Agregar

7. El o los usuarios que seleccionaste aparecerán ahora en el listado de usuarios



Cambiar o quitar rol

Si es necesario, podrás cambiar el rol de un usuario o quitárselo para que ya no tenga acceso a los permisos con los que contaba.


Para realizar estas acciones, sigue estos pasos:


1. En Roles y permisos, haz clic en la pestaña Usuarios

2. Busca al usuario al que quieras cambiarle el rol o quitárselo

3. Para cambiarle el rol:

  • Haz clic en el botón Cambiar rol ubicado al lado derecho del usuario
  • Selecciona el nuevo rol que le asignarás
  • Cambia o elimina los segmentos a los que impactará
  • Haz clic en Actualizar

4. Para quitarle el rol:

  • Haz clic en el botón Acciones (tres puntos) ubicado al lado derecho del usuario
  • Haz clic en Quitar todos los permisos
  • Revisa el aviso y haz clic en Confirmar

5. Todos los cambios se aplicarán de inmediato

 






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